Nội dung

• Cho phép người bán lập Biên bản điều chỉnh và Biên bản thay thế hoá đơn điện tử.
• Các hình thức lập biên bản bao gồm: lập biên bản giấy và lập biên bản điện tử.
• Lưu ý: theo quy định hiện tại không còn Biên bản hủy, Biên bản thu hồi hóa đơn điện tử.

Hướng dẫn thực hiện

1. Lập biên bản giấy

• Đăng nhập vào Phần mềm phát hành hoá đơn điện tử Fast e-Invoice.
• Vào phân hệ Đăng ký hoá đơn/ Cập nhật biên bản điều chỉnh, biên bản thay thế hóa đơn.
• Chọn biểu tượng Mới trên thanh công cụ.

• Nhấn Chọn… để lọc hoá đơn cần huỷ: 

• Nhập vào số biên bản, ngày biên bản, lý do và các thông tin liên quan khác.

• • Mẫu ngầm định: tùy chọn mẫu in một thuế hay nhiều thuế phục vụ cho việc ký biên bản.

• Nhấn Nhận.
• In biên bản điều chỉnh hoá đơn: chọn số biên bản cần in và nhấn vào biểu tượng In trên thanh công cụ.

• Sau khi in, bên bán và bên mua cùng ký tay vào biên bản để hoàn thiện thủ tục liên quan.

2. Lập biên bản điện tử (2 bên cùng ký số)

Các bước thực hiện:

• Bước 1: Bên bán lập Biên bản điều chỉnh, Biên bản thay thế hoá đơn điện tử đã phát hành. Thao tác tương tự như hướng dẫn ở Mục 1 – Lập biên bản giấy. 
• Bước 2: Bên bán thực hiện ký số trực tiếp trên hệ thống Fast e-Invoice.

• • Đứng tại biên bản cần ký số, nhấn nút Biên bản/ Ký số trên thanh công cụ.

• • Tại màn hình ký số, người dùng sử dụng con trỏ để chọn vùng đặt chữ ký số người bán và nhấn nút Ký số để thực hiện. 

• • Yêu cầu ký số:
  • Nếu Doanh nghiệp sử dụng loại chữ ký số là USB Token thì phải gắn USB vào máy tính để ký số. Trường hợp, sử dụng loại chữ ký số là HSM (Hardware Security Module) thì hệ thống sẽ tự động ký số và hoàn thành việc ký biên bản.
  • Trường hợp sử dụng chữ ký số từ xa (Remote Signing) thì cần mở ứng dụng xác thực chữ ký số của nhà cung cấp để thực hiện xác nhận việc ký biên bản sau khi nhấn nút Ký số để hoàn tất việc ký.
  • Xem thêm hướng dẫn cài đặt tiện ích hỗ trợ ký số USB Token cho trình duyệt Tại đây. 

• • Lưu ý:
  • Nếu cần ký lại chữ ký số người bán, người dùng có thể chọn Biên bản/ Xóa biên bản đã ký số trên thanh công cụ và thao tác lại như trên.
  • Người bán có thể xem lại biên bản đã ký bằng cách nhấn nút Tải xuống để tải về máy tính biên bản dạng tệp PDF hoặc nhấn nút Ký số để xem trực tiếp trên phần mềm.
  • Trường hợp không muốn ký số trực tiếp trên hệ thống mà muốn tải tệp dạng PDF về máy tính để ký, ký xong mới tải lên lại hệ thống thì xem (tham khảo) hướng dẫn thao tác Tại đây.

• Bước 3: Bên bán gửi tệp biên bản đã ký số cho bên mua thông qua thư điện tử.

• • Đứng tại biên bản cần gửi, nhấn nút Gửi yêu cầu trên thanh công cụ.

• Bước 4: Bên mua ký số vào tệp biên bản nhận được.

• • Bên mua nhận được thư điện tử đính kèm tệp biên bản từ bên bán:

• • Bên mua tải về tệp biên bản và thực hiện ký số.

• Bước 5: Bên mua lưu trữ và gửi lại cho bên bán tệp Biên bản sau khi ký số.

• • Bên mua kích vào đường dẫn (theo hướng dẫn trên thư điện tử bên bán gửi trước đó) để gửi lại tệp biên bản sau khi ký cho bên bán: 

• Bước 6: Bên bán lưu trữ tệp biên bản sau khi bên mua đã ký số.

• • Sau khi bên mua gửi lại cho bên bán thành công thì tệp biên bản hai bên đã ký sẽ được lưu trữ trên hệ thống Phần mềm phát hành hoá đơn điện tử Fast e-Invoice, bên bán có thể tải về máy để lưu trữ riêng bằng cách nhấn nút tải về trên thanh công cụ.