Chức năng

• Cho phép lập và phát hành hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền trực tiếp từ ứng dụng điện thoại. Thông tin hóa đơn cập nhật tại đây cũng được cập nhật đồng bộ lên hệ thống Fast e-Invoice (Portal).

Hướng dẫn thực hiện

• Vào chức năng Cập nhật\ Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền\ Lập hóa đơn.

• Nhấn Thêm Mới ở cuối màn hình để tạo hóa đơn:

• Phần Thông tin chung:

• • Đơn vị: chọn đơn vị cần phát hành hóa đơn điện tử.
  • Mã khách: chọn khách hàng cần phát hành hóa đơn điện tử, được phép để trống. Xem thêm khai báo Danh mục khách hàng.
  • Tên khách hàng/Mã số thuế/Số CMND/CCCD/Địa chỉ: hiển thị ngầm định theo Mã khách. Trường hợp không nhập Mã khách thì người dùng tự cập nhật các thông tin này.
  • Tiện ích lấy thông tin khách hàng tự động:
  • Chương trình cho phép nhập Mã số thuế, hệ thống sẽ tự động kết nối API với Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế và trả về kết quả thông tin Tên đơn vị, Địa chỉ tương ứng.
  • Thao tác: sau khi nhập xong mã số thuế, nhấn biểu tượng như hình dưới, hệ thống sẽ trả về thông tin Tên khách hàng, Địa chỉ.
  • 

• Thẻ Chứng từ:

• • Số hóa đơn/Mẫu số/Ký hiệu: hệ thống tự động cập nhật sau khi phát hành thành công.
  • Ngày hóa đơn: nhập vào thời điểm lập hóa đơn theo qui định.
  • Trạng thái: chọn 1. Chờ xác thực.

• Thẻ Chi tiết: nhấn Thêm bản ghi để nhập chi tiết nội dung hóa đơn.

• • Mã hàng: chọn mã hàng hóa, dịch vụ bán, được phép để trống. Xem thêm khai báo Danh mục hàng hóa, dịch vụ.
  • Tham chiếu: cho phép người dùng tự nhập mã hàng tham chiếu theo nhu cầu quản lý nội bộ khi mã hãng không tồn tại trong Danh mục hàng hóa, dịch vụ.
  • Tên mặt hàng/Đvt/Mã thuế/Thuế suất: hiển thị ngầm định theo Mã hàng. Trường hợp không nhập Mã hàng thì người dùng tự cập nhật.
  • Số lượng: nhập vào số lượng bán.
  • Giá: nhập vào hoặc khai báo ngầm định theo Mã hàng thông qua Danh mục giá bán.
  • Loại: chọn loại hàng bán, bao gồm các loại sau:
  • 01. Hàng hóa, dịch vụ: dùng cho hàng hóa, dịch vụ bán thông thường.
  • 02. Hàng khuyến mãi không tính thuế: dùng cho hàng khuyến mãi không tính thuế theo qui định (trường hợp có đăng ký với cơ quan nhà nước).
  • 03. Hàng khuyến mãi tính thuế: dùng cho hàng khuyến mãi có tính thuế theo qui định (trường hợp không đăng ký với cơ quan nhà nước).
  • 04. Hàng cho, biếu, tặng: dùng cho hàng biếu, tặng có tính thuế theo qui định.
  • 05. Chiết khấu: dùng cho chiết khấu không chi tiết theo từng mặt hàng, được khấu trừ vào tiền hàng khi xác định doanh thu tính thuế theo qui định (khấu trừ theo từng nhóm thuế suất).
  • 08. Ghi chú: nhập vào ghi chú cho hóa đơn tùy ý.
  • 09. Giảm giá theo hóa đơn: dùng để khấu trừ vào tổng thanh toán của hóa đơn, không tham gia khấu trừ vào tiền hàng khi xác định doanh thu tính thuế.
  • 90. Giảm thuế: dùng để khấu trừ số thuế được giảm vào tổng thanh toán. Lưu ý: chỉ áp dụng cho nghiệp vụ giảm thuế theo Nghị định 15/2022/NĐ-CP đối với đơn vị kê khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp (sử dụng mẫu Hóa đơn bán hàng, không phải Hóa đơn GTGT).
  • Lưu ý: theo Danh mục chỉ tiêu tính chất hàng hóa, dịch vụ (Phụ lục IV – Quyết định 1450/QĐ-TCT qui định thành phần dữ liệu hóa đơn điện tử) thì Loại 01 sẽ tương ứng với Tính chất = 1- Hàng hóa, dịch vụ, Loại 02/03/04 tương ứng với Tính chất = 2 – Khuyến mãi, Loại 05 tương ứng với Tính chất = 3 – Chiết khấu, Loại 08/09/90 tương ứng với Tính chất = 4 – Ghi chú/diễn giải.  

• • Tiền: ngầm định tính = Số lượng x Đơn giá, được phép sửa lại.
  • Tỷ lệ chiết khấu/ Chiết khấu: nhập tỷ lệ hoặc số tiền chiết khấu nếu xác định được chi tiết theo từng mặt hàng.
  • Mã thuế: chọn loại thuế suất tương ứng cho hàng hóa, dịch vụ bán. Xem thêm Danh mục thuế suất thuế GTGT.
  • Không hiện số thứ tự: tích chọn nếu không muốn đánh số thứ tự ở cột Stt trên bản thể hiện của hóa đơn điện tử. Lưu ý: chỉ được phép tích chọn đối với các dòng có Loại khác 01. 

• Thẻ Chứng từ gốc:

• • Loại hóa đơn: thông tin loại hóa đơn do hệ thống qui định (bao gồm: hóa đơn gốc, hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế,…).
  • Số tham chiếu/Mẫu số/Ký hiệu/Ngày: thông tin hóa đơn bị điều chỉnh, bị thay thế trong nghiệp vụ lập hóa đơn điều chỉnh, thay thế.

• Thẻ Xác thực:

• • Ngày phát hành: thông tin do hệ thống tự động cập nhật sau khi phát hành thành công.
  • Tình trạng: thông tin do hệ thống tự động cập nhật sau khi phát hành.
• Thẻ Thông tin:

• • Nhóm hàng: dùng để thay thế cho tên hàng hóa, dịch vụ bán khi lên Bảng kê hóa đơn hàng hóa, dịch vụ bán ra (nếu cần).
  • Ghi chú: trường hợp có nhập Tỷ lệ chiết khấu, Chiết khấu theo từng mặt hàng ở thẻ Chi tiết thì khi lên bản thể hiện hóa đơn điện tử, chương trình sẽ hiển thị thành một dòng riêng sau cùng với tên ngầm định là “(Chiết khấu)”, nếu muốn thay đổi tên ngầm định này thì nhập trực tiếp vào trường này.
  • Thư (Email): hiển thị ngầm định theo Mã khách hoặc có thể tự khai báo địa chỉ thư điện tử của người mua dùng để nhận hoá đơn tại trường này, được phép khai báo nhiều thư điện tử cách nhau dấu phẩy.

• Thẻ Khác: thể hiện các thông tin Tổng doanh thu/ Tổng chiết khấu/ Tổng khuyến mãi/ Thuế khuyến mãi/ Cộng khuyến mãi sau khi nhập liệu ở thẻ Chi tiết.

• Thẻ Tổng cộng: thể hiện các thông tin tổng cộng về Số lượng/ Tiền hàng/ Tiền thuế/ Thanh toán của cả hóa đơn.

• Nhấn Lưu ở cuối màn hình để lưu hoá đơn cần phát hành.

Lưu ý

• Lọc tìm hoá đơn: cho phép người dùng tìm kiếm hóa đơn theo các điều kiện lọc khác nhau

• • Nhấn nút biểu tượng ở góc phải màn hình.

• • Nhập các điều kiện lọc và nhấn Nhận:

• Thêm mới: người dùng cũng có thể thêm mới hóa đơn bằng hai cách sau:

• • Cách 1: tại màn hình kết quả lọc hoá đơn, chạm và giữ một hóa đơn bất kỳ, kéo từ phải qua trái và nhấn nút Thêm mới.

• • Cách 2: tại màn hình xem hóa đơn, nhấn nút Thêm mới ở cuối màn hình.

• Sửa hoá đơn: cho phép sửa hoá đơn nếu hoá đơn chưa phát hành (tức Trạng thái = 0. Lập hóa đơn hoặc 1. Chờ xác thực) 

• • Cách 1: tại màn hình kết quả lọc hoá đơn, chạm và giữ hóa đơn cần sửa, kéo từ phải qua trái và nhấn nút Sửa.

• • Cách 2: tại màn hình xem hoá đơn, nhấn nút Sửa ở cuối màn hình.

• Xoá hoá đơn: cho phép xoá hoá đơn nếu hoá đơn chưa phát hành (tức Trạng thái = 0. Lập hóa đơn hoặc 1. Chờ xác thực)

• • Chạm và giữ hóa đơn cần xóa, kéo từ phải qua trái và nhấn nút Xóa.

• Sao chép hóa đơn: cho phép sao chép dữ liệu từ một hoá đơn đã tồn tại sang hoá đơn mới

• • Tại màn hình xem hoá đơn cần sao chép, nhấn biểu tượng ở góc phải màn hình để sao chép dữ liệu hóa đơn.

• • Tại màn hình tạo mới hóa đơn, nhấn biểu tượng bên dưới để dán thông tin vừa sao chép. 

• Xem trước bản thể hiện hóa đơn điện tử: cho phép xem trước nội dung hoá đơn điện tử trước khi phát hành để hạn chế sai sót (nếu có)

• • Chạm và giữ hoá đơn cần xem, kéo từ phải qua trái và nhấn nút Khác chọn In.

• • Chọn Phân loại (ký hiệu hóa đơn) dự kiến phát hành và nhấn Nhận.

• Tiện ích tạo nhanh hóa đơn nếu tại một thời điểm chỉ bán một mặt hàng (thường sử dụng trong các doanh nghiệp bán lẻ xăng dầu, dịch vụ,…):

• • Vào chức năng, nhấn nút Tạo số liệu ở cuối màn hình.

• • Màn hình tạo số liệu:

• • Thẻ Thông tin:

Đơn vị/ Mã khách/ Mã hàng: tự nhập hoặc được ngầm định từ chức năng Khai báo tham số ngầm định theo người sử dụng (nếu có).

• • Tiện ích:

Cho phép chọn nhanh mã hàng bằng cách kích vào biểu tượng mã hàng trên màn hình nếu đã khai báo tại chức năng Khai báo phím tắt cho hàng hóa, dịch vụ.

Tiền sau thuế: chỉ cần nhập trường này, chương trình sẽ tự động tính ra số lượng, giá chưa thuế, tiền hàng chưa thuế và thuế (nếu đã khai báo mã thuế trong Danh mục hàng hóa, dịch vụ và giá bán trong Danh mục giá bán).

Tiện ích cho phép nhập nhanh trường Tiền sau thuế khi nhấn vào các nút 10, 20,…, 1000 tương đương 10.000 VND, 20.000 VND,…, 1.000.000 VND.

• • Nhấn Nhận ở cuối màn hình để tạo hóa đơn.

• Tiện ích phát hành hóa đơn điện tử ngay trên chứng từ

• • Chạm và giữ hoá đơn cần phát hành, kéo từ phải qua trái và nhấn nút Khác chọn Phát hành.

• • Chọn loại xử lý = Phát hành, điều chỉnh, thay thế và nhấn Nhận.

• • Chọn Phân loại (ký hiệu hóa đơn) muốn phát hành và nhấn Nhận.

• Tiện ích hủy hóa đơn ngay trên chứng từ:

• • Chạm và giữ hoá đơn cần hủy, kéo từ phải qua trái và nhấn nút Khác chọn Phát hành.

• • Chọn loại xử lý = Hủy hóa đơn và nhấn Nhận.

• • Màn hình xác nhận mật khẩu: nhập các thông tin xác nhận mật khẩu, số biên bản huỷ, ngày biên bản huỷ, lý do huỷ và nhấn Nhận. 

• Tiện ích in phiếu bán hàng tại chứng từ: chỉ xử lý in với các hóa đơn đã phát hành.

• • Chạm và giữ hoá đơn cần in phiếu bán hàng, kéo từ phải qua trái và nhấn nút Khác chọn In phiếu bán hàng.