Cho phép phát hành hóa đơn điện tử trực tiếp trên ứng dụng di động.
Các nghiệp vụ được phép thực hiện bao gồm: phát hành hoá đơn mới, hoá đơn điều chỉnh, hoá đơn thay thế và nghiệp vụ huỷ hoá đơn đã phát hành.
Hướng dẫn thực hiện
Vào chức năng Cập nhật\ Phát hành hoá đơn điện tử.
Khai báo thông tin lọc chứng từ cần phát hành:
Chọn Loại xử lý: phát hành hoá đơn mới, phát hành hoá đơn điều chỉnh, phát hành hoá đơn thay thế, huỷ hoá đơn đã phát hành.
Chọn khoảng thời gian lọc chứng từ cần phát hành.
Chọn Mã đơn vị cần phát hành.
Chọn Mã phân loại (ký hiệu hoá đơn) cần phát hành.
Lưu ý:
Mã phân loại phải được tạo trước trên hệ thống Fast e-Invoice (Portal) ở chức năng Danh mục phân loại hóa đơn và chỉ định cho đơn vị nào sử dụng tại chức năng Khai báo sử dụng hóa đơn.
Trường hợp không chọn tại trường này, hệ thống sẽ phát hành theo mã phân loại khai báo tại chức năng Khai báo sử dụng hoá đơn có tích chọn vào ô Ngầm định (phát hành). Nếu chưa khai báo tại chức năng này thì khi phát hành hệ thống sẽ báo lỗi.
Nhấn Nhận ở cuối màn hình.
Màn hình kết quả lọc: chỉ lọc các chứng từ có Trạng thái = 1. Chờ xác thực
Xem nội dung hoá đơn trước khi phát hành: chạm và giữ hóa đơn cần xem, kéo từ phải sang trái và nhấn nút In
Phát hành hoá đơn điện tử:
Loại xử lý Phát hành/ Điều chỉnh (phát hành hoá đơn mới hoặc hoá đơn điều chỉnh): chọn các chứng từ cần phát hành, nhấn vào biểu tượng Phát hành cuối màn hình
Loại xử lý Thay thế (phát hành hoá đơn thay thế): chọn các chứng từ cần phát hành, nhấn vào biểu tượng Phát hành cuối màn hình, nhập Xác nhận mật khẩu để xác minh đúng người dùng. Xem thêm hướng dẫn Xác thực bằng vân tay nếu người dùng cần sử dụng tính năng này thay cho nhập mật khẩu.
Loại xử lý Hủy (hoá đơn đã phát hành): chọn các hóa đơn cần hủy và nhấn Hủy hóa đơn, nhập các thông tin xác nhận mật khẩu, số biên bản huỷ, ngày biên bản huỷ, lý do huỷ và nhấn Nhận.
Yêu cầu ký số: ứng dụng trên điện thoại chỉ hỗ trợ loại chữ ký số HSM (Hardware Security Module). Vì vậy, hệ thống sẽ tự động ký số và hoàn thành phát hành hoá đơn điện tử.
Hoá đơn điện tử sau khi được phát hành trên ứng dụng di động cũng sẽ được hệ thống tự động chuyển đến cho người mua thông qua thư điện tử của người mua (khai báo trong Danh mục khách hàng hoặc khai báo tại bước Lập hóa đơn – thẻ Thông tin – trường Thư (Email)).
Bản thể hiện của hóa đơn điện tử (sau khi phát hành): có thể xem trên ứng dụng di động tại các chức năng Lập hóa đơn, Danh sách hóa đơn.
Lưu ý:
Trường hợp khi phát hành gặp thông báo sự cố, không phát hành được và không lọc lại được chứng từ để phát hành lại, người dùng cần kiểm tra thông tin tại trường Tình trạng trên chứng từ nhập liệu gốc (ở thẻ Xác thực). Nếu có giá trị = 1 – Chờ xác thực thì vào chức năng Kiểm tra tình trạng hóa đơn trên hệ thống Fast e-Invoice (Portal), chọn hoá đơn cần kiểm tra, nhấn Cập nhật trạng thái hoá đơn điện tử. Sau khi kiểm tra, chứng từ gốc sẽ tự động chuyển sang Tình trạng = 2 – Đã xác thực (nếu đã phát hành thành công) hoặc chuyển về Tình trạng = 0 – Chưa xác thực (để có thể lọc và phát hành lại).
Thông tin hoá đơn điện tử sau khi phát hành (bao gồm tệp dữ liệu hóa đơn điện tử gốc XML và bản thể hiện dạng tệp PDF) sẽ được lưu trữ trên hệ thống Fast e-Invoice. Trường hợp người dùng muốn tải về lưu trữ riêng thì vào báo cáo Danh sách hoá đơn (trên Portal hoặc trên ứng dụng di động) để tải về.
Hoá đơn sau khi được phát hành thành công thì không được phép sửa, xoá chứng từ gốc.
Sau khi xóa bỏ/hủy hóa đơn xong, theo qui định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì đơn vị phải gửi thông tin hóa đơn bị xóa bỏ/hủy lên cơ quan thuế thông qua mẫu Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót (mẫu 04/SS-HĐĐT). Thực hiện tại chức năng Đăng ký hóa đơn/ Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót (xem hướng dẫn chi tiết Tại đây).
Ngoài việc thực hiện thông báo sai sót (TBSS) tại chức năng trên, chương trình còn cho phép tự động gửi TBSS ngay sau khi thực hiện hủy hóa đơn (liên hệ nhân viên tư vấn Fast e-Invoice để được hỗ trợ khai báo sử dụng tiện ích này).
Lưu ý:
Khi sử dụng tiện ích trên, nếu các hóa đơn hủy có lý do hủy riêng thì phải thực hiện hủy lần lượt từng hóa đơn. Trường hợp, chọn nhiều hóa đơn thực hiện hủy cùng lúc thì xem như có cùng lý do hủy.
TBSS sau khi tạo tự động sẽ được chuyển vào chức năng Đăng ký hóa đơn/ Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót lưu trữ (người dùng có thể vào xem trạng thái phản hồi từ cơ quan thuế tại chức năng này).
Tiện ích trên còn áp dụng tương tự cho trường hợp điều chỉnh, thay thế hóa đơn (nếu cơ quan thuế quản lý trực tiếp có yêu cầu gửi TBSS cho 2 nghiệp vụ này), người dùng cần cân nhắc trước khi sử dụng.
