Chức năng

• Dùng để gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế theo qui định tại khoản 3, điều 28 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP đối với các lĩnh vực: xăng dầu, điện, nước, bưu chính viễn thông, bảo hiểm, tài chính ngân hàng, vận tải hàng không, chứng khoán,…
• Lưu ý về thời hạn gửi bảng tổng hợp:

• • Lĩnh vực xăng dầu: gửi cuối mỗi ngày.
  • Các lĩnh vực khác: cùng với thời hạn gửi Tờ khai thuế giá trị gia tăng (theo tháng hoặc theo quý).

Hướng dẫn thực hiện

1. Hướng dẫn lập bảng tổng hợp gửi lần đầu

1.1. Tạo kỳ bảng tổng hợp hóa đơn điện tử

• Vào chức năng Đăng ký hóa đơn/ Bảng tổng hợp dữ liệu/ Tạo kỳ bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử, chọn biểu tượng Mới trên thanh công cụ.

• Khai báo thông tin các trường: đơn vị, ngày tổng hợp, số tổng hợp, số gửi CQT, diễn giải, loại kỳ, loại tổng hợp, loại hàng hóa, chứng từ, danh sách phân loại,…

• • Số gửi CQT: số thứ tự của bảng tổng hợp gửi CQT.
  • Loại kỳ: gồm các tùy chọn tổng hợp theo ngày (N), theo tháng (T) và theo quý (Q).

Lưu ý: đối với “Loại hàng hóa” = 1 – Xăng dầu thì loại kỳ phải là theo ngày (N).

• • Loại tổng hợp: chọn 1 – Lần đầu.
  • Lần bổ sung: không nhập, chỉ nhập khi Loại tổng hợp = 0 – Bổ sung.
  • Lần sửa đổi: không nhập, hệ thống Tổng cục Thuế chưa áp dụng.
  • Số tổng hợp gốc: không nhập, chỉ được nhập khi bổ sung cho Bảng tổng hợp đã gửi trước đó.

Lưu ý: luôn nhập Số tổng hợp gửi lần đầu.

• • Loại hàng hóa: chọn đúng loại cần tổng hợp theo qui định.
  • Chứng từ: chương trình sẽ ngầm định lên bảng tổng hợp bao gồm cả hóa đơn và phiếu xuất điện tử theo qui định nếu không nhập.
  • Danh sách phân loại: chọn đúng các mã phân loại thuộc diện lên bảng tổng hợp.

Lưu ý: các mã phân loại lên bảng tổng hợp là các mã phân loại có khai báo Quyết định, thông tư = 002 – Theo nghị định 123 & thông tư 78 và có Hình thức hóa đơn = 3 – Bảng tổng hợp dữ liệu.

• Nhấn Lưu.

1.2. Lấy số liệu cho bảng tổng hợp hóa đơn điện tử

• Vào chức năng Đăng ký hóa đơn/ Bảng tổng hợp dữ liệu/ Lấy số liệu cho bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử.
• Màn hình điều kiện lọc: nhập số tổng hợp cần lấy số liệu và nhấn Nhận.

• Tại màn hình kết quả lọc nhấn nút Tạo số liệu trên thanh công cụ .

• Màn hình kết quả: 

• • Mã hàng/Tên mặt hàng/Đvt/Số lượng: chỉ lên dữ liệu nếu Loại hàng hóa = 1 – Xăng dầu, ngược lại để trắng.
  • Mã khách hàng: chỉ lên dữ liệu tại cột này nếu Loại hàng hóa = 3 – Điện, nước và người mua là đối tượng không có MST.
  • Loại áp dụng hóa đơn gốc/Mẫu số hóa đơn gốc/Ký hiệu hóa đơn gốc/Số hóa đơn gốc/Ngày hóa đơn gốc/Loại kỳ gốc/Kỳ tổng hợp gốc: hiển thị các thông tin của hóa đơn bị điều chỉnh hoặc bị thay thế liên quan. Trong đó Loại kỳ gốc, Kỳ tổng hợp gốc chỉ hiển thị dữ liệu nếu Loại hàng hóa = 1 – Xăng dầu (theo qui định), ngược lại để trắng.

1.3. Gửi bảng tổng hợp đến cơ quan thuế

• Vào chức năng Đăng ký hóa đơn/ Bảng tổng hợp dữ liệu/ Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử.

• Chọn bảng tổng hợp cần gửi và nhấn nút Gửi cơ quan thuế trên thanh công cụ, hệ thống sẽ yêu cầu xác nhận mật khẩu đăng nhập, ký số trước khi gửi.
• Sau khi gửi kiểm tra tình trạng phản hồi của cơ quan thuế tại cột Cơ quan thuế bao gồm các tình trạng sau: 0 – Chưa xử lý, 1 – Chờ xử lý, 2 – Lỗi dữ liệu, 3 – Đã chấp nhận, 4 – Không chấp nhận, 5 – Không tiếp nhận.
• Lưu ý: tiện ích xem lại dữ liệu trước khi gửi bằng cách nhấn vào nút Xem chi tiết trên thanh công cụ.

2. Hướng dẫn lập bảng tổng hợp bổ sung

• Mục đích: gửi bổ sung dữ liệu hóa đơn điện tử do bảng tổng hợp gửi lần đầu thiếu.

2.1. Tạo kỳ bảng tổng hợp hóa đơn điện tử bổ sung

• Vào chức năng Đăng ký hóa đơn/ Bảng tổng hợp dữ liệu/ Tạo kỳ bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử, chọn biểu tượng Mới trên thanh công cụ.

• Khai báo thông tin các trường: đơn vị, ngày tổng hợp, số tổng hợp, số gửi CQT, diễn giải, loại kỳ, loại tổng hợp, lần bổ sung, lần sửa đổi, loại hàng hóa, chứng từ, danh sách phân loại,…

• • Loại tổng hợp: chọn 0 – Bổ sung.
  • Lần bổ sung: nhập vào giá trị khác 0.
  • Lần sửa đổi: không nhập.
  • Số tổng hợp gốc: chọn số tổng hợp (gửi lần đầu) cần bổ sung.

Lưu ý: luôn nhập Số tổng hợp gửi lần đầu.

• • Chứng từ: không nhập.
  • Danh sách phân loại: không nhập.

• Nhấn Lưu.

2.2. Cập nhật số liệu cho bảng tổng hợp bổ sung

• Vào chức năng Đăng ký hóa đơn/ Bảng tổng hợp dữ liệu/ Điều chỉnh, bổ sung bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử.

• Khai báo phần thông tin chung: đơn vị, loại, số tổng hợp, số chứng từ, ngày lập,…

• • Loại: chọn 1 – Bổ sung
  • Ngày tổng hợp/diễn giải: ngầm định thông tin từ số tổng hợp.
  • Trạng thái: chương trình tự động cập nhật sau khi gửi bảng tổng hợp và nhận được phản hồi của cơ quan thuế. 

• Khai báo thẻ Chi tiết: mã phân loại, số hóa đơn, ngày hóa đơn, tên người mua, mã khách hàng, mã hàng, tiền, mã thuế, tính chất,…

• • Mã hàng/Tên mặt hàng/Đvt/Số lượng: chỉ nhập khi Loại hàng hóa = 1 – Xăng dầu. Chương trình sẽ cảnh báo không cho lưu với các Loại hàng hóa khác 1.
  • Mã thuế: chỉ nhập với chứng từ là hóa đơn điện tử. Chương trình sẽ cảnh báo không cho lưu nếu là phiếu xuất điện tử.
  • Tính chất: chọn một trong các tính chất sau: 0,1,2,3.
  • Mã phân loại gốc/Mẫu số hóa đơn gốc/Ký hiệu hóa đơn gốc/Số hóa đơn gốc/Ngày hóa đơn gốc/Loại áp dụng hóa đơn gốc: nhập các thông hóa đơn bị điều chỉnh, bị thay thế liên quan. Chỉ được nhập khi Tính chất = 2 – Điều chỉnh hoặc 3 – Thay thế.

• Nhấn Lưu.
• Lưu ý:

• • Tiện ích Lấy hóa đơn hủy:

Cho phép lọc các hóa đơn được phát hành ở các kỳ tổng hợp trước nhưng thực hiện hủy ở kỳ tổng hợp này (nếu có).

Các hóa đơn phát hành và hủy trong cùng kỳ tổng hợp thì mặc định được hệ thống tự động đưa vào bảng tổng hợp gửi lần đầu (nếu có) hoặc bị sót cần bổ sung thì người dùng tự nhập liệu (không thuộc tiện ích này).

• • Tiện ích kết nhập dữ liệu từ tệp excel:

Nhấn vào nút Tải tệp mẫu… trên thanh công cụ của thẻ Chi tiết để tải tệp mẫu về, sau đó nhập dữ liệu vào và tải lên hệ thống bằng cách nhấn vào nút Lấy dữ liệu từ tệp… bên cạnh.

2.3. Lấy số liệu cho bảng tổng hợp bổ sung

• Vào chức năng Đăng ký hóa đơn/ Bảng tổng hợp dữ liệu/ Lấy số liệu cho bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử.
• Màn hình điều kiện lọc: nhập số tổng hợp bổ sung cần lấy số liệu và nhấn Nhận.

• Thao tác tương tự như lấy số liệu cho bảng tổng hợp gửi lần đầu (mục 1.2).
• Chương trình sẽ tự động lấy và hiển thị các hóa đơn điện tử được nhập ở chức năng Điều chỉnh, bổ sung bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử (mục 2.2).

2.4. Gửi bảng tổng hợp bổ sung đến cơ quan thuế

• Vào chức năng Đăng ký hóa đơn/ Bảng tổng hợp dữ liệu/ Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử.
• Chọn bảng tổng hợp bổ sung và thao tác tương tự như gửi bảng tổng hợp lần đầu đến CQT (mục 1.3).

3. Hướng dẫn lập bảng tổng hợp điều chỉnh

• Mục đích: điều chỉnh thông tin cho các hóa đơn điện tử thuộc bảng tổng hợp đã gửi CQT thành công nhưng sau đó phát hiện có hóa đơn sai thông tin (ví dụ: sai thông tin tên mặt hàng, số tiền hàng, tiền thuế, thanh toán,…) cần phải điều chỉnh.
• Lưu ý: hiện tại, theo hướng dẫn của TCT thì vẫn sử dụng bảng tổng hợp bổ sung cho nghiệp vụ này. Tuy nhiên sẽ có một số thông tin khai báo khác so với bảng tổng hợp bổ sung thông thường.

3.1. Tạo kỳ bảng tổng hợp hóa đơn điện tử điều chỉnh

• Vào chức năng Đăng ký hóa đơn/ Bảng tổng hợp dữ liệu/ Tạo kỳ bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử, chọn biểu tượng Mới trên thanh công cụ.
• Khai báo thông tin các trường: đơn vị, ngày tổng hợp, số tổng hợp, số gửi CQT, diễn giải, loại kỳ, loại tổng hợp, lần bổ sung, lần sửa đổi, loại hàng hóa, chứng từ, danh sách phân loại,… 

• • Loại tổng hợp: chọn  0 – Bổ sung.
  • Lần bổ sung: nhập giá trị khác 0.
  • Lần sửa đổi: không nhập.
  • Số tổng hợp gốc: chọn Số tổng hợp gửi lần đầu.

Lưu ý: luôn nhập Số tổng hợp gửi lần đầu (kể cả trường hợp thông tin hóa đơn sai thuộc bảng tổng hợp bổ sung).

• • Chứng từ: không nhập.
  • Danh sách phân loại: không nhập.
  • Lưu ý: Loại kỳ/Tháng/Quý/Năm/Ngày từ/đến của số tổng hợp bổ sung phải khớp với Số tổng hợp gốc.

• Nhấn Lưu.

3.2. Cập nhật số liệu cho bảng tổng hợp điều chỉnh

• Vào chức năng Đăng ký hóa đơn/ Bảng tổng hợp dữ liệu/ Điều chỉnh, bổ sung bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử.
• Khai báo phần thông tin chung: đơn vị, loại, số tổng hợp, số chứng từ, ngày lập,…

• • Loại: chọn 1 – Bổ sung.

• Khai báo thẻ Chi tiết: 

• • Mã phân loại, số hóa đơn, ngày hóa đơn, tên người mua, mã khách hàng, mã hàng, tên mặt hàng, đvt, số lượng, tiền, mã thuế, thuế suất, thuế, thanh toán: nhập thông tin đúng của hóa đơn cần điều chỉnh.
  • Tính chất: chọn 5 – Sai sót do tổng hợp.
  • Mã phân loại gốc, mẫu số hóa đơn gốc, ký hiệu hóa đơn gốc, số hóa đơn gốc, ngày hóa đơn gốc, loại áp dụng hóa đơn gốc: nhập thông tin hóa đơn đã tổng hợp sai trước đó.

• Nhấn Lưu.

3.3. Lấy số liệu cho bảng tổng hợp điều chỉnh

• Vào chức năng Đăng ký hóa đơn/ Bảng tổng hợp dữ liệu/ Lấy số liệu cho bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử.
• Màn hình điều kiện lọc: nhập số tổng hợp (điều chỉnh hóa đơn tổng hợp sai) cần lấy số liệu và nhấn Nhận.

• Thao tác tương tự như lấy số liệu cho bảng tổng hợp gửi lần đầu (mục 1.2).
• Chương trình sẽ tự động lấy và hiển thị các hóa đơn điện tử được nhập ở chức năng Điều chỉnh, bổ sung bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử (mục 3.2).

3.4. Gửi bảng tổng hợp điều chỉnh đến cơ quan thuế

• Vào chức năng Đăng ký hóa đơn/ Bảng tổng hợp dữ liệu/ Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử.
• Chọn bảng tổng hợp điều chỉnh cần gửi và thao tác tương tự như gửi bảng tổng hợp lần đầu đến CQT (mục 1.3).

Lưu ý

• Đối với lĩnh vực bán xăng dầu:

• • Dữ liệu lên bảng tổng hợp không chi tiết theo từng hóa đơn mà sẽ được tổng hợp lại theo từng mặt hàng bán. Các lĩnh vực khác thì hiển thị theo hóa đơn (mỗi hóa đơn một dòng và không chi tiết theo mặt hàng).
  • Trường hợp người mua cần lấy hóa đơn để phục vụ hàng đi trên đường thì hóa đơn này thuộc diện gửi trực tiếp lên TCT ngay khi phát sinh nên sẽ không được lên bảng tổng hợp gửi định kỳ.

• Đối với hóa đơn gửi theo bảng tổng hợp thì người bán không phải gửi Thông báo dữ liệu hóa đơn điện tử có sai sót – mẫu số 04/SS-HĐĐT (do trên bảng tổng hợp đã thể hiện đầy đủ thông tin hóa đơn bị hủy, bị điều chỉnh/thay thế).