Hướng dẫn thực hiện

1. Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử lần đầu

Bước 1: lập tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

• Vào chức năng Đăng ký hóa đơn\ Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
• Chọn biểu tượng Mới trên thanh công cụ.

• Phần Thông tin đơn vị: khai báo đơn vị đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

• • Đơn vị: chọn đon vị đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
  • Loại đăng ký ủy nhiệm: chọn 0 – Không nếu không ủy nhiệm hoặc nhận ủy nhiệm phát hành hóa đơn từ đơn vị khác.

• Thẻ Chi tiết: khai báo danh sách chứng thư số đơn vị sử dụng.

• • Tên  tổ chức cơ quan: khai tên tên tổ chức cơ quan chứng thực/cấp/công nhận chữ ký số, chữ ký điện tử.
  • Số chứng thư: nhập vào số sê ri chứng thư.
  • Ngày từ/Ngày đến: nhập ngày hiệu lực từ/đến của chứng thư số.
  • Mã hình thức đăng ký: chọn hình thức đăng ký (thêm mới, gia hạn, ngừng sử dụng).

• Thẻ Thông tin chung: khai báo các thông tin chung cho tờ khai.

• • Hình thức đăng ký: chọn 001 – Đăng ký mới (nếu đăng ký lần đầu). Trường hợp cần thay đổi nội dung đã đăng ký trước đó thì chọn 002 – Thay đổi thông tin.
  • Cơ quan thuế: chọn cơ quan thuế đúng nơi đơn vị đặt trụ sở/chi nhánh/văn phòng (tức theo địa chỉ đăng ký kinh doanh).
  • Địa chỉ thư điện tử: nhập địa chỉ thư điện tử của đơn vị để cơ quan thuế gửi phản hồi vào thư này.
  • Địa danh: nhập nơi đơn vị hoạt động.

• Thẻ Nội dung tờ khai: khai báo các thông tin chi tiết cho tờ khai.

• • Hình thức hóa đơn: chọn 001 – Có mã của cơ quan thuế hoặc 002 – Không có mã của cơ quan thuế hoặc cả hai (nếu đơn vị có phát sinh cả hai hình thức).
  • Hình thức gửi dữ liệu:
  • 1. Nếu hình thức hóa đơn = 001 – Có mã của cơ quan thuế: chọn 001 – Người nộp thuế có địa bàn khó khăn hoặc 002 -Người nộp thuế khác theo đề nghị UBND, hoặc để trống nếu đơn vị không thuộc 2 đối tượng trên.
  • 2. Nếu hình thức hóa đơn = 002 – Không có mã của cơ quan thuế: chọn 004 – Thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử (nếu đơn vị sử dụng dịch vụ của tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn đơn điện tử).
  • Phương thức chuyển:
  • 1. Chọn 001 – Chuyển đầy đủ nội dung từng hóa đơn: nếu đơn vị không thuộc tùy chọn 002 (bên dưới).
  • 2. Chọn 002 – Chuyển theo bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử: nếu đơn vị cung cấp các loại hàng hóa, dịch vụ sau: điện, nước, xăng dầu, bưu chính viễn thông, bảo hiểm, tài chính ngân hàng, vận tải hàng không, chứng khoán.
  • Trường hợp đơn vị thuộc cả hai trường hợp thì chọn cả hai.

• • Loại hóa đơn sử dụng: 
  • 1. Chọn 001 – Hóa đơn GTGT: nếu đơn vị kê khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ.
  • 2. Chọn 002 – Hóa đơn bán hàng: nếu đơn vị kê khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp.
  • 3. Chọn 003 – Hóa đơn bán tài sản công: không chọn (nếu không có phát sinh).
  • 4. Chọn 004 – Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia: không chọn (nếu không có phát sinh).
  • 5. Chọn 005 – Các loại hóa đơn khác: nếu đơn vị có sử dụng tem, vé, thẻ, phiếu thu điện tử.
  • 6. Chọn 006 – Các chứng từ được in, phát hành, sử dụng và quản lý như hóa đơn: nếu đơn vị có sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ hoặc phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý.

• Thẻ Ủy nhiệm: khai báo các thông tin liên quan đến ủy nhiệm đơn vị khác phát hành hóa đơn (nếu có).

Bước 2: gửi tờ khai đến cơ quan thuế

• Tại màn hình hiển thị, chọn tờ khai cần gửi, nhấn vào nút Gửi cơ quan thuế trên thanh công cụ, hệ thống sẽ yêu cầu xác nhận mật khẩu đăng nhập và ký số trước khi gửi cơ quan thuế.
• Sau khi gửi, đơn vị kiểm tra tình trạng phản hồi của cơ quan thuế tại cột Cơ quan thuế và Nội dung phản hồi. Các tình trạng phản hồi bao gồm: Chưa xử lý, Lỗi dữ liệu, Đã chấp nhận, Không chấp nhận, Không tiếp nhận.
• Kể từ thời điểm cơ quan thuế Đã chấp nhận thì đơn vị được phép sử dụng hóa đơn điện tử, đồng thời phải ngừng sử dụng và tiêu hủy hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử theo qui định cũ chưa sử dụng (nếu có).
• Lưu ý:

• • Theo qui định của cơ quan thuế thì các đơn vị có mã số thuế riêng (10 số hoặc 13 số) đều phải gửi tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (bao gồm cả trường hợp các đơn vị phụ thuộc có mã số thuế riêng nhưng kê khai thuế giá trị gia tăng chung với đơn vị mẹ trong cùng tỉnh/thành). 
  • Mỗi đơn vị phải sử dụng chữ ký số riêng để ký số tờ khai và phát hành hóa đơn sau này (không dùng chữ ký số chung với đơn vị mẹ).
  • Trường hợp cơ quan thuế phản hồi Lỗi dữ liệu (hoặc không chấp nhận, không tiếp nhận), đơn vị cần xem nội dung phản hồi các mục khai báo sai, sau đó tạo mới tờ khai và gửi lại. 

2. Thủ tục thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử

Trường hợp sau khi đã gửi tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và đã được cơ quan thuế chấp nhận, sau đó có nhu cầu thay đổi các thông tin đã kê khai thì đơn vị cần phải lập tờ khai thay đổi thông tin.

Bước 1: lập tờ khai thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử

• Vào chức năng Đăng ký hóa đơn\ Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
• Chọn biểu tượng Mới trên thanh công cụ.
• Khai báo các thông tin tương tự như khi lập tờ khai gửi lần đầu.
• Lưu ý:

• • Tại trường Hình thức đăng ký (Thẻ Thông tin chung): chọn 002 – Thay đổi thông tin.

Bước 2: gửi tờ khai đến cơ quan thuế

• Tương tự như tờ khai gửi lần đầu.