Hướng dẫn thực hiện

1. Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử lần đầu

Bước 1: lập tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

• Vào chức năng Đăng ký hóa đơn\ Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
• Chọn biểu tượng Mới trên thanh công cụ.

• Phần Thông tin đơn vị: khai báo đơn vị đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

• • Đơn vị: chọn đơn vị đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
  • Địa danh: nhập nơi đơn vị hoạt động.
  • Cơ quan thuế: chọn cơ quan thuế đúng nơi đơn vị đặt trụ sở/chi nhánh/văn phòng (tức theo địa chỉ đăng ký kinh doanh).
  • Hình thức: chọn 1. Đăng ký mới (nếu đăng ký lần đầu). Trường hợp cần thay đổi nội dung đã đăng ký trước đó thì chọn 2. Thay đổi thông tin.
  • Ủy nhiệm: chọn 0 – Không nếu không ủy nhiệm hoặc nhận ủy nhiệm phát hành hóa đơn từ đơn vị khác.

• Thẻ Chi tiết: khai báo danh sách chứng thư số đơn vị sử dụng.

• • Tên tổ chức cơ quan: khai tên tổ chức cơ quan chứng thực/cấp/công nhận chữ ký số, chữ ký điện tử.
  • Số chứng thư: nhập vào số sê ri chứng thư.
  • Ngày từ/Ngày đến: nhập ngày hiệu lực từ/đến của chứng thư số.
  • Mã hình thức đăng ký: chọn hình thức đăng ký (thêm mới, gia hạn, ngừng sử dụng).

• Thẻ Thông tin chung: khai báo các thông tin chung cho tờ khai.

• • Người đại diện/Điện thoại/Loại giấy tờ/Số giấy tờ/Ngày sinh/Giới tính: nhập thông tin người đại diện pháp luật của doanh nghiệp hoặc hộ, cá nhân kinh doanh.
  • Địa chỉ thư điện tử: nhập địa chỉ thư điện tử của đơn vị để cơ quan thuế gửi phản hồi vào thư này.

• Thẻ Nội dung tờ khai: khai báo các thông tin chi tiết cho tờ khai.

• • Hình thức hóa đơn: chọn 001 – Có mã của cơ quan thuế hoặc 002 – Không có mã của cơ quan thuế hoặc 003 – Hóa đơn có mã khởi tạo từ máy tính tiền hoặc cả ba (nếu đơn vị có phát sinh cả ba hình thức).
  • Hình thức gửi dữ liệu:
  • 1. Nếu hình thức hóa đơn = 001 – Có mã của cơ quan thuế: chọn 001 – Người nộp thuế có địa bàn khó khăn hoặc 002 – Người nộp thuế khác theo đề nghị UBND hoặc 005 – Cơ quan thuế hoặc cơ quan được giao nhiệm vụ tổ chức, xử lý tài sản công hoặc để trống nếu đơn vị không thuộc 3 đối tượng trên.
  • 2. Nếu hình thức hóa đơn = 002 – Không có mã của cơ quan thuế: chọn 003 –  Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử trực tiếp đến cơ quan thuế hoặc chọn 004 – Thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc 006 – Nhà cung cấp ở nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam, bắt buộc nhập.
  • Phương thức chuyển:
  • 1. Chọn 001 – Chuyển đầy đủ nội dung từng hóa đơn: nếu đơn vị không thuộc tùy chọn 002 (bên dưới).
  • 2. Chọn 002 – Chuyển theo bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử: nếu đơn vị cung cấp các loại hàng hóa, dịch vụ sau: điện, nước, xăng dầu, bưu chính viễn thông, bảo hiểm, tài chính ngân hàng, vận tải hàng không, chứng khoán.
  • Trường hợp đơn vị thuộc cả hai trường hợp thì chọn cả hai.

• • Loại hóa đơn sử dụng: 
  • 1. Chọn 001 – Hóa đơn GTGT: nếu đơn vị kê khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ.
  • 2. Chọn 002 – Hóa đơn bán hàng: nếu đơn vị kê khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp.
  • 3. Chọn 003 – Hóa đơn bán tài sản công: không chọn (nếu không có phát sinh).
  • 4. Chọn 004 – Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia: không chọn (nếu không có phát sinh).
  • 5. Chọn 005 – Các loại hóa đơn khác: nếu đơn vị có sử dụng tem, vé, thẻ, phiếu thu điện tử.
  • 6. Chọn 006 – Các chứng từ được in, phát hành, sử dụng và quản lý như hóa đơn: nếu đơn vị có sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ hoặc phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý.
  • 7. Chọn 007 – Hóa đơn GTGT tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí: cho phép tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí và hóa đơn GTGT trên cùng một định dạng điện tử.
  • 8. Chọn 008 – Hóa đơn bán hàng tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí: cho phép tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí và hóa đơn bán hàng trên cùng một định dạng điện tử.
  • 9. Chọn 009 – Hóa đơn thương mại: dành cho các tổ chức, cá nhân (người xuất khẩu) có hoạt động xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài đáp ứng điều kiện chuyển dữ liệu hóa đơn thương mại bằng phương thức điện tử đến cơ quan thuế.
  • 10. Chọn 010 – Hóa đơn nhà cung cấp nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam.

• Thẻ Ủy nhiệm: khai báo các thông tin liên quan đến ủy nhiệm đơn vị khác phát hành hóa đơn (nếu có).

• Thẻ Cung cấp: khai báo các thông tin liên quan tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp hoặc hộ, cá nhân kinh doanh.

• Thẻ Truyền nhận: khai báo thông tin đơn vị thực hiện truyền nhận thông tin hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp hoặc hộ, cá nhân kinh doanh lên Tổng cục Thuế.

• Thẻ Phụ thuộc: trường hợp công ty mẹ cần khai thác dữ liệu từ các chi nhánh hoặc đơn vị phụ thuộc, doanh nghiệp cần thực hiện khai báo cấp quyền tra cứu hóa đơn trên các đơn vị hạch toán phụ thuộc cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp của công ty mẹ.

• Thẻ Tạm ngưng: trường hợp doanh nghiệp hoặc hộ, cá nhân kinh doanh tạm ngưng sử dụng hóa đơn điện tử thì cần lập tờ khai thay đổi thông tin để gửi thông báo tạm ngưng với cơ quan thuế.

• Thẻ Tích hợp: cho phép khai báo tích hợp hóa đơn điện tử với chứng từ điện tử khác nhằm phục vụ cho việc quản lý, kinh doanh một cách liên thông, đồng bộ dữ liệu hơn (nếu cần).

Bước 2: gửi tờ khai đến cơ quan thuế

• Tại màn hình hiển thị, chọn tờ khai cần gửi, nhấn vào nút Gửi cơ quan thuế trên thanh công cụ, hệ thống sẽ yêu cầu xác nhận mật khẩu đăng nhập và ký số trước khi gửi cơ quan thuế.
• Sau khi gửi, đơn vị kiểm tra tình trạng phản hồi của cơ quan thuế tại cột Cơ quan thuế và Nội dung phản hồi. Các tình trạng phản hồi bao gồm: Chưa xử lý, Lỗi dữ liệu, Đã chấp nhận, Không chấp nhận, Không tiếp nhận.
• Kể từ thời điểm cơ quan thuế Đã chấp nhận thì đơn vị được phép sử dụng hóa đơn điện tử, đồng thời phải ngừng sử dụng và tiêu hủy hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử theo qui định cũ chưa sử dụng (nếu có).
• Lưu ý:

• • Theo qui định của cơ quan thuế thì các đơn vị có mã số thuế riêng (10 số hoặc 13 số) đều phải gửi tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (bao gồm cả trường hợp các đơn vị phụ thuộc có mã số thuế riêng nhưng kê khai thuế giá trị gia tăng chung với đơn vị mẹ trong cùng tỉnh/thành). 
  • Mỗi đơn vị phải sử dụng chữ ký số riêng để ký số tờ khai và phát hành hóa đơn sau này (không dùng chữ ký số chung với đơn vị mẹ).
  • Trường hợp cơ quan thuế phản hồi Lỗi dữ liệu (hoặc không chấp nhận, không tiếp nhận), đơn vị cần xem nội dung phản hồi các mục khai báo sai, sau đó tạo mới tờ khai và gửi lại. 

2. Thủ tục thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử

Trường hợp sau khi đã gửi tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và đã được cơ quan thuế chấp nhận, sau đó có nhu cầu thay đổi các thông tin đã kê khai thì đơn vị cần phải lập tờ khai thay đổi thông tin.

Bước 1: lập tờ khai thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử

• Vào chức năng Đăng ký hóa đơn\ Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
• Chọn biểu tượng Mới trên thanh công cụ.
• Khai báo các thông tin tương tự như khi lập tờ khai gửi lần đầu.
• Lưu ý:

• • Tại trường Hình thức: chọn 2. Thay đổi thông tin.

Bước 2: gửi tờ khai đến cơ quan thuế

• Tương tự như tờ khai gửi lần đầu.