1. Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử bằng văn bản giấy

Bước 1: lập quyết định sử dụng hóa đơn điện tử

• Vào chức năng Đăng ký hóa đơn\ Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử
• Chọn biểu tượng Mới trên thanh công cụ.

• Thẻ Mẫu hóa đơn: 

• • Mã phân loại (Ký hiệu hóa đơn): chọn mã phân loại liên quan đến loại hóa đơn cần đăng ký sử dụng. Mỗi loại hóa đơn đăng ký sử dụng chỉ cần chọn một mã phân loại đại diện (trường hợp có nhiều mã phân loại cùng thuộc một loại hóa đơn). 
  • Lưu ý:
  • Để chọn được mã phân loại thì mã phân loại phải được tạo trước ở chức năng Danh mục phân loại hóa đơn và chỉ định cho đơn vị nào sử dụng tại chức năng Khai báo sử dụng hóa đơn.
  • Mẫu số: mẫu hóa đơn tự động hiển thị theo mã phân loại.
  • Mục đích sử dụng: nhập vào mục đích sử dụng các loại hóa đơn.

• Thẻ Nội dung: khai báo các điều khoản cho quyết định sử dụng hóa đơn điện tử.

• Thẻ Điều khoản khác: 

• In quyết định sử dụng hóa đơn điện tử:

• Trình Giám đốc (Người đại diện theo pháp luật) ký tên và đóng dấu. 

Bước 2: in hóa đơn mẫu

• Vào chức năng Đăng ký hóa đơn\ In hóa đơn mẫu
• Chọn đúng mẫu hóa đơn cho từng loại hóa đơn mà Doanh nghiệp áp dụng, nhấn vào biểu tượng In trên thanh công cụ.

• Nhập một số trường thông tin sau:

• • Ngày: nhập ngày hóa đơn cho hóa đơn mẫu (có thể theo ngày làm thủ tục).
  • Đơn vị: chọn đúng đơn vị đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
  • Mã ký hiệu: chọn mẫu hóa đơn cho hóa đơn mẫu. 
  • Số ký hiệu: nhập ký hiệu hóa đơn dự kiến cho hóa đơn mẫu.
• In hóa đơn mẫu ra giấy:

• Lưu ý:

• • Kiểm tra thông tin chữ ký số khi in hóa đơn mẫu phải khớp đúng với thông tin chữ ký số đơn vị dự kiến áp dụng khi phát hành hóa đơn điện tử. 
  • Trường hợp Doanh nghiệp áp dụng nhiều loại hóa đơn, mỗi loại hóa đơn có một hoặc nhiều mẫu hóa đơn khác nhau thì ứng với mỗi mẫu hóa đơn đều phải thực hiện In hóa đơn mẫu ra giấy để nộp cơ quan thuế.

Bước 3: lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử

• Vào chức năng Đăng ký hóa đơn\ Thông báo phát hành hóa đơn
• Chọn biểu tượng Mới trên thanh công cụ.

• Thẻ Chi tiết: 

• • Mã phân loại (Ký hiệu hóa đơn): chọn mã phân loại cần thông báo phát hành. 
  • Ngày sử dụng: nhập vào ngày sử dụng hóa đơn dự kiến theo qui định (đề xuất cơ quan thuế phê duyệt).
  • Các thông tin khác: ngầm định theo mã phân loại, không được phép sửa.

• Thẻ Khác:

• In hóa đơn mẫu ra giấy:

• Trình người đại diện theo pháp luật ký tên và đóng dấu. 

Bước 4: nộp hồ sơ đăng ký

• Sau khi hoàn thiện 3 bước trên, Doanh nghiệp lấy bộ hồ sơ hoàn chỉnh đã in ra thành bản giấy để nộp cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Lưu ý:

• Theo khoản 3 Điều 1 Thông tư 37/2017/TT-BTC quy định:

“Thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất hai (02) ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn.

Thông báo phát hành hóa đơn gồm cả hóa đơn mẫu phải được niêm yết rõ ràng ngay tại các cơ sở sử dụng hóa đơn để bán hàng hóa, dịch vụ trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn, Cơ quan quản lý thuế có trách nhiệm hướng dẫn tổ chức kinh doanh thanh lý hợp đồng in khi đã lập tờ Thông báo phát hành hóa đơn đối với hợp đồng đặt in hóa đơn không quy định thời hạn thanh lý hợp đồng (đối với hóa đơn đặt in) và không bị xử phạt.

Trường hợp khi nhận được Thông báo phát hành do tổ chức gửi đến, cơ quan Thuế phát hiện thông báo phát hành không đảm bảo đủ nội dung theo đúng quy định thì trong thời hạn hai (02) ngày làm việc kể từ ngày nhận được Thông báo, cơ quan thuế phải có văn bản thông báo cho tổ chức biết. Tổ chức có trách nhiệm điều chỉnh để thông báo phát hành mới.”

• Căn cứ vào thông báo phát hành hóa đơn được cơ quan thuế duyệt, người dùng cần kiểm tra, đối chiếu thông tin được duyệt và thông tin khai báo trên chương trình để đảm bảo khớp đúng trước khi phát hành hóa đơn điện tử chính thức từ chương trình.

2. Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử bằng văn bản điện tử

Bước 1: lập quyết định sử dụng hóa đơn điện tử

• Tạo mới: thao tác tương tự như mục 1. Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử bằng văn bản giấy.
• In quyết định sử dụng hóa đơn điện tử:
• Trình Giám đốc (Người đại diện theo pháp luật) ký tên và đóng dấu. 
• Chuyển (Scan) mẫu in giấy sang tệp tin ảnh, chèn ảnh vào tệp tin Word và đặt tên dạng không dấu (vd: Quyet_dinh_su_dung_hoa_don_dien_tu).

Bước 2: in hóa đơn mẫu

• Tạo mới: thao tác tương tự như mục 1. Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử bằng văn bản giấy.
• In hóa đơn mẫu ra giấy.
• Chuyển (Scan) mẫu in giấy sang tệp tin ảnh, chèn ảnh vào tệp tin Word và đặt tên dạng không dấu (vd: Hoa_don_mau).

Bước 3: lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử

• Thông báo phát hành hóa đơn có thể được nhập trực tiếp trên trang Thuế điện tử của Tổng Cục thuế hoặc nhập trên phần mềm HTKK thuế (sau đó kết xuất ra tệp XML để nộp trên trang thuế điện tử). 
• Hướng dẫn nhập trực tiếp trên trang thuế điện tử:

• • Truy cập trang Thuế điện tử của Tổng Cục thuế: https://thuedientu.gdt.gov.vn
  • Đăng nhập vào hệ thống thuế điện tử để tiến hành kê khai, đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
  • Trường hợp chưa đăng ký tờ khai thì chọn chức năng Khai thuế, chọn Đăng ký tờ khai và tiến hành các bước đăng ký tờ khai theo hướng dẫn của hệ thống. Trường hợp đã đăng ký tờ khai rồi thì chọn chức năng Khai thuế, chọn Kê khai trực tuyến để tiến hành kê khai.
  • Lưu ý: trường hợp đã nhập và kết xuất ra tệp XML từ phần mềm HTKK thì tại bước này, chọn chức năng Khai thuế, chọn Nộp tờ khai XML để tải lên.  
  • Tại giao diện Kê khai trực tuyến, chọn loại tờ khai là TB01/AC – Thông báo phát hành hóa đơn ở mục Tờ khai và nhấn Tiếp tục.
  • Trên giao diện Thông báo phát hành hóa đơn, nhập tất cả các thông tin được yêu cầu rồi nhấn Hoàn thành kê khai.
  • Sau khi đã hoàn thành kê khai, nhấn Ký và nộp tờ khai để hoàn tất bước này.

Bước 4: gửi phụ lục hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

• Để hoàn tất việc nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, cần phải gửi phụ lục hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử bao gồm:  Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử và Hóa đơn mẫu.
• Hướng dẫn thực hiện:

• • Tại giao diện chính sau khi đăng nhập, chọn chức năng Tra cứu.
  • Chọn loại tờ khai TB01/AC – Thông báo phát hành hóa đơn tại mục Tờ khai rồi nhấn vào ô Tra cứu.
  • Khi kết quả tra cứu hiển thị, trên cột Gửi phụ lục, nhấn vào biểu tượng Tải tệp trên cùng dòng với Thông báo phát hành hóa đơn để gửi thêm phụ lục hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
  • Chọn loại Phụ lục cần gửi, nhấn Chọn tệp tờ khai để tải lên tệp Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử và Hóa đơn mẫu (đã lập và lưu ở định dạng tệp tin Word trước đó).
  • Nhấn Nộp tờ khai để hoàn thành quy trình các bước nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

Lưu ý:

• Theo khoản 3 điều 1 Thông tư 37/2017/TT-BTC quy định:

“Thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất hai (02) ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn.

Thông báo phát hành hóa đơn gồm cả hóa đơn mẫu phải được niêm yết rõ ràng ngay tại các cơ sở sử dụng hóa đơn để bán hàng hóa, dịch vụ trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn, Cơ quan quản lý thuế có trách nhiệm hướng dẫn tổ chức kinh doanh thanh lý hợp đồng in khi đã lập tờ Thông báo phát hành hóa đơn đối với hợp đồng đặt in hóa đơn không quy định thời hạn thanh lý hợp đồng (đối với hóa đơn đặt in) và không bị xử phạt.

Trường hợp khi nhận được Thông báo phát hành do tổ chức gửi đến, cơ quan Thuế phát hiện thông báo phát hành không đảm bảo đủ nội dung theo đúng quy định thì trong thời hạn hai (02) ngày làm việc kể từ ngày nhận được Thông báo, cơ quan thuế phải có văn bản thông báo cho tổ chức biết. Tổ chức có trách nhiệm điều chỉnh để thông báo phát hành mới.”

• Ngoài ra, người dùng có thể tra cứu kết quả phê duyệt của cơ quan thuế thông qua trang: http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/tbphtc.html

• • Nếu kết quả có đầy đủ thông tin như thông báo thì được phép sử dụng.
  • Nếu chưa có kết quả thì liên hệ lại cơ quan thuế.

• Căn cứ vào kết quả phê duyệt của cơ quan thuế, người dùng cần phải vào chức năng Đăng ký hóa đơn/ Thông báo phát hành hóa đơn trên chương trình Fast e-Invoice để nhập vào hệ thống trước khi phát hành hóa đơn điện tử chính thức từ chương trình.