Chức năng

• Dùng để khai báo các ký hiệu hóa đơn tương ứng cho loại hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền.

Hướng dẫn thực hiện

• Vào chức năng Cập nhật hóa đơn\ Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền\ Danh mục phân loại hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền.
• Chọn biểu tượng Mới trên thanh công cụ.

• Giải thích một số trường thông tin:

• • Mã phân loại: tạo mã phân loại cho ký hiệu hóa đơn cần đăng ký (mã do người dùng tự định nghĩa).
  • Lưu ý: mặc định chương trình sẽ tạo tự động dựa vào mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn, không cho phép sửa lại (nhằm phục vụ cho việc tự động tạo mã phân loại khi chuyển sang năm mới sau này). Trường hợp người dùng muốn tự đặt mã thì liên hệ nhân viên tư vấn Fast e-Invoice để được hỗ trợ. Xem thêm hướng dẫn tại trường Kiểu phân loại (bên dưới). 
  • Mẫu hóa đơn: chọn đúng mẫu hóa đơn theo Thông tư, Nghị định mà đơn vị đang áp dụng.
  • Ký hiệu hóa đơn: tạo ký hiệu hóa đơn đúng theo Thông tư, Nghị định mà đơn vị đang áp dụng.
  • Với hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền, ký hiệu hóa đơn sẽ khai báo theo hình thức hóa đơn  loại Có mã của CQT.
  • Số lượng: nhập vào số lượng cần đăng ký phát hành tương ứng cho mẫu hóa đơn và ký hiệu hóa đơn.
  • Với Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thì không còn qui định phải thông báo phát hành hóa đơn điện tử nên đơn vị nhập tùy ý theo nhu cầu (nên nhập số lớn đủ để sử dụng trong năm).
  • Số bắt đầu/Số kết thúc: tự động hiển thị dựa vào giá trị nhập tại trường thông tin Số lượng. 
  • Ngày hiệu lực từ: nhập vào ngày bắt đầu sử dụng chính thức sau khi được cơ quan thuế phê duyệt đã chấp nhận. Hệ thống sẽ cảnh báo và không cho phát hành nếu ngày hóa đơn nhỏ hơn ngày này.
  • Lưu ý: đối với Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, chương trình sẽ cảnh báo không cho lưu nếu ngày hiệu lực có năm khác với năm của ký hiệu hóa đơn (thể hiện ở ký tự thứ 2 và thứ 3).
  • Ngày hiệu lực đến: bắt buộc phải nhập và hệ thống sẽ cảnh báo không cho lưu nếu ngày hiệu lực đến có năm khác với năm của ký hiệu hóa đơn (thể hiện ở ký tự thứ 2 và thứ 3). Hệ thống sẽ cảnh báo và không cho phát hành nếu ngày hóa đơn lớn hơn ngày này.
  • Đơn vị: khai báo các đơn vị phát hành hóa đơn khởi tạo máy tính tiền.
  • Người sử dụng: khai báo người dùng được sử dụng mã phân loại.
  • Kiểu phân loại: khai báo hình thức tạo Mã phân loại.
  • 1 – Tự động: chương trình sẽ tạo tự động Mã phân loại dựa vào mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn, không được phép sửa lại.
  • Ví dụ: mẫu số hóa đơn = 1, ký hiệu hóa đơn = C24MAA => Mã phân loại = 1C24MAA
  • 2 – Tùy chỉnh: Mã phân loại do người dùng tự định nghĩa và bắt buộc phải chứa hai ký tự cuối của năm phát hành để phục vụ cho việc chuyển mã phân loại tự động sang năm sau.
  • 9 – Khác: mã phân loại do người dùng tự định nghĩa tùy ý.
  • Lưu ý: trường này chỉ hiển thị khi tham số ẩn được khai báo (liên hệ nhân viên tư vấn Fast e-Invoice nếu cần), nếu không khai báo thì chương trình sẽ xử lý như kiểu 1 – Tự động.

• Nhấn Lưu.

Lưu ý

• Một số tiện ích:

• • Sao chép số liệu cho năm sau: cho phép sao chép mã phân loại.
  • Tạo số liệu cho nhiều năm: cho phép tạo tự động mã phân loại cho nhiều năm cùng lúc. 

Số lượng năm: nhập số năm muốn tạo mã phân loại.

Chọn Xác nhận tạo phân loại hóa đơn cho năm sau: người dùng cần xác nhận trước khi xử lý nhầm đảm bảo thông tin đã khai báo đúng và đầy đủ.

Lưu ý:

Chương trình chỉ tạo khi mã phân loại gốc có chứa 2 ký tự cuối của năm phát hành.

Mã phân loại năm sau sẽ được tạo với trạng thái = 0 – Không còn sử dụng và chương trình sẽ tự động chuyển thành trạng thái = 1 vào cuối năm hiện tại.

• • Chuyển số lượng còn lại cho năm kế tiếp: cho phép chuyển số lượng hóa đơn còn lại của mã phân loại năm trước cho mã phân loại tương ứng năm tiếp theo.

• Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đơn vị cần khai báo ký hiệu hóa đơn mới sau mỗi năm (do 2 ký tự thứ 2 và 3 trong dãy ký tự của ký hiệu hóa đơn được qui định là năm phát hành hóa đơn).