Chức năng

• Dùng để khai báo các mã phân loại hóa đơn mới sử dụng cho năm sau trên cơ sở sao chép thông tin từ các mã phân loại hóa đơn của năm hiện tại.

Hướng dẫn thực hiện

• Vào chức năng Đăng ký hóa đơn\ Khai báo phân loại hóa đơn chuyển sang năm sau.
• Bước 1: Khai báo thông tin mã phân loại mới cho năm sau
  • Chọn năm lọc các mã phân loại cần sao chép.

• • Chọn biểu tượng Mới trên thanh công cụ.

• • Giải thích một số trường thông tin:
    • Mã phân loại gốc: chọn mã phân loại cần sao chép sang năm sau.
    • Mã phân loại đề nghị: hệ thống sẽ tự động đề nghị nếu mã phân loại gốc có chứa thông tin năm phát hành, nếu không có thì người dùng tự cập nhật.
    • Ngày hiệu lực từ/đến: hệ thống tự động ghi nhận cho năm sau.
    • Các thông tin khác: tương tự như mã phân loại gốc.
  • Nhấn Lưu.

• Bước 2: Chuyển thông tin khai báo vào các chức năng Danh mục phân loại hóa đơn và Khai báo sử dụng hóa đơn
  • Chọn biểu tượng Xử lý trên thanh công cụ

• • Giải thích một số trường thông tin:
    • Số lượng = 1: hệ thống sẽ sử dụng số lượng hóa đơn còn lại chưa sử dụng của phân loại hóa đơn gốc để gán cho phân loại hóa đơn mới.
    • Số lượng = 0: không xử lý (vẫn theo số lượng khai báo ở Bước 1).
    • Ngầm định = 1: trường hợp mã phân loại hóa đơn gốc được khai báo là mã phân loại ngầm định khi phát hành thì hệ thống vẫn giữ khai báo ngầm định này cho mã phân loại mới.
    • Ngầm định = 0: không xử lý (khi phát hành hóa đơn người dùng phải tự chọn mã phân loại cần phát hành). Trường hợp đã chọn = 0 và xử lý, sau đó cần khai báo ngầm định thì vào chức năng Khai báo sử dụng hóa đơn để cập nhật.
    • Chọn Xác nhận tạo phân loại hóa đơn cho năm sau: người dùng cần xác nhận trước khi xử lý nhầm đảm bảo thông tin đã khai báo đúng và đầy đủ.
  • Nhấn Nhận.

Lưu ý

• Tiện ích Khai báo tự động: ngoài trường hợp khai báo theo hướng dẫn trên, trường hợp có nhiều mã phân loại cần tạo nhanh thì người dùng có thể sử dụng tính năng này để tạo hàng loạt. Lưu ý: sau khi tạo, nếu các mã phân loại mới bị trắng tại thông tin Mã phân loại đề nghị thì phải vào khai báo bổ sung.
• Tiện ích Kiểm tra khai báo: dùng để kiểm tra và cảnh báo trước khi Xử lý trong các trường hợp thông tin khai báo thiếu, khai báo trùng ký hiệu hóa đơn, trùng/lỗng mã phân loại đã tồn tại ở chức năng Danh mục phân loại hóa đơn.
• Khi Xử lý: trường hợp khai báo thông tin Số lượng = 0 thì có thể thực hiện tiện ích này tại các ngày trước thời điểm kết thúc năm (31/12).
• Khi Xử lý: trường hợp khai báo thông tin Số lượng = 1 thì cần phải thực hiện tiện ích này sau thời điểm kết thúc năm (31/12) hoặc sau khi không còn nhu cầu phát hành hóa đơn nào trong năm cũ trước khi chuyển sang năm mới.