Chức năng

• Dùng để khai báo các ký hiệu hóa đơn tương ứng cho các loại hóa đơn mà Doanh nghiệp đăng ký phát hành hóa đơn điện tử.

Hướng dẫn thực hiện

• Vào chức năng Đăng ký hóa đơn\ Danh mục phân loại hóa đơn.
• Chọn biểu tượng Mới trên thanh công cụ.

• Giải thích một số trường thông tin:

• • Mã phân loại: tạo mã phân loại cho ký hiệu hóa đơn cần đăng ký.
  • Lưu ý: mặc định chương trình sẽ tạo tự động dựa vào mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn, không cho phép sửa lại (nhằm phục vụ cho việc tự động tạo mã phân loại khi chuyển sang năm mới sau này). Trường hợp người dùng muốn tự đặt mã thì liên hệ nhân viên tư vấn Fast e-Invoice để được hỗ trợ. Xem thêm hướng dẫn tại trường Kiểu phân loại (bên dưới).
  • Quyết định, thông tư: chọn quyết định, thông tư mà đơn vị áp dụng.
  • 001 – Theo nghị định trước (32, 39, 51).
  • 002 – Theo nghị định 123 & thông tư 78.
  • Hình thức hóa đơn: thông tin này chỉ áp dụng nếu giá trị tại trường thông tin Quyết định, thông tư = 002 – Theo nghị định 123 & thông tư 78.
  • 1 – Không có mã, 2 – Có mã của cơ quan thuế: chọn đúng theo khai báo tại Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử mà đơn vị đã gửi cơ quan thuế.
  • 3 – Bảng tổng hợp dữ liệu: hình thức này chỉ áp dụng cho một số lĩnh vực kinh doanh như: bưu chính viễn thông, bảo hiểm, tài chính ngân hàng, vận tải hàng không, chứng khoán, điện, nước, xăng dầu.
  • Mẫu hóa đơn: chọn đúng mẫu hóa đơn theo Thông tư, Nghị định mà đơn vị đang áp dụng.
  • Ký hiệu hóa đơn: tạo ký hiệu hóa đơn đúng theo Thông tư, Nghị định mà đơn vị đang áp dụng.
  • Số lượng: nhập vào số lượng cần đăng ký phát hành tương ứng cho mẫu hóa đơn và ký hiệu hóa đơn.
  • Lưu ý: nếu áp dụng theo qui định cũ (Nghị định 51/2010/NĐ-CP) thì phải nhập đúng theo số lượng được cơ quan thuế phê duyệt trước khi sử dụng chính thức.
  • Riêng với Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thì không còn qui định phải thông báo phát hành hóa đơn điện tử nên đơn vị nhập tùy ý theo nhu cầu (nên nhập số lớn đủ để sử dụng trong năm).
  • Số bắt đầu/Số kết thúc: tự động hiển thị dựa vào giá trị nhập tại trường thông tin Số lượng. 
  • Ngày hiệu lực từ: nhập vào ngày bắt đầu sử dụng chính thức sau khi được cơ quan thuế phê duyệt đã chấp nhận. Hệ thống sẽ cảnh báo và không cho phát hành nếu ngày hóa đơn nhỏ hơn ngày này.
  • Lưu ý: đối với Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, chương trình sẽ cảnh báo không cho lưu nếu ngày hiệu lực có năm khác với năm của ký hiệu hóa đơn (thể hiện ở ký tự thứ 2 và thứ 3).
  • Ngày hiệu lực đến: phụ thuộc vào khai báo tại trường thông tin Quyết định, thông tư.
  • 001 – Theo nghị định trước (32, 39, 51): cho phép nhập hoặc để trống.
  • 002 – Theo nghị định 123 & thông tư 78: bắt buộc phải nhập và hệ thống sẽ cảnh báo không cho lưu nếu ngày hiệu lực đến có năm khác với năm của ký hiệu hóa đơn (thể hiện ở ký tự thứ 2 và thứ 3).
  • Khi phát hành hóa đơn, hệ thống sẽ cảnh báo và không cho phát hành nếu ngày hóa đơn lớn hơn ngày này.
  • Loại sử dụng: chọn ký hiệu khai báo là hóa đơn, phiếu xuất, chứng từ khấu trừ thuế TNCN hay vé.
  • Loại phiếu xuất: chọn ký hiệu khai báo là phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ hay phiếu xuất kho hàng gửi đại lý bán.
  • Loại hóa đơn: khai báo = 1 – Hóa đơn bán hàng dành cho khu phi thuế quan nếu đơn vị thuộc khi phi thuế quan, ngược lại khai báo = 0 – Không.
  • Phân loại vé: chọn loại hóa đơn cho vé là hóa đơn GTGT hay hóa đơn bán hàng.
  • Kiểu phân loại: khai báo hình thức tạo Mã phân loại.
  • 1 – Tự động: chương trình sẽ tạo tự động Mã phân loại dựa vào mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn, không được phép sửa lại.
  • Ví dụ: mẫu số hóa đơn = 1, ký hiệu hóa đơn = K24TAA => Mã phân loại = 1K24TAA
  • 2 – Tùy chỉnh: Mã phân loại do người dùng tự định nghĩa và bắt buộc phải chứa hai ký tự cuối của năm phát hành để phục vụ cho việc chuyển mã phân loại tự động sang năm sau.
  • 9 – Khác: mã phân loại do người dùng tự định nghĩa tùy ý.
  • Lưu ý: trường này chỉ hiển thị khi tham số ẩn được khai báo (liên hệ nhân viên tư vấn Fast e-Invoice nếu cần), nếu không khai báo thì sẽ chương trình sẽ xử lý như kiểu 1 – Tự động.

• • Nhấn Lưu.

Lưu ý

• Một số tiện ích:

• • Sao chép số liệu cho năm sau: cho phép sao chép mã phân loại.
  • Tạo số liệu cho nhiều năm: cho phép tạo tự động mã phân loại cho nhiều năm cùng lúc. 

Số lượng năm: nhập số năm muốn tạo mã phân loại.

Ngầm định:

1 – Ngầm định theo phân loại gốc: trường hợp mã phân loại gốc được khai báo là mã phân loại ngầm định khi phát hành thì hệ thống vẫn giữ khai báo ngầm định này cho mã phân loại mới.

0 – Không xử lý: trường hợp đã chọn = 0 và xử lý, sau đó người dùng cần khai báo ngầm định thì vào chức năng Khai báo sử dụng hóa đơn để cập nhật.

Chọn Xác nhận tạo phân loại hóa đơn cho năm sau: người dùng cần xác nhận trước khi xử lý nhầm đảm bảo thông tin đã khai báo đúng và đầy đủ.

Lưu ý:

Chương trình chỉ tạo khi mã phân loại gốc có chứa 2 ký tự cuối của năm phát hành.

Mã phân loại năm sau sẽ được tạo với trạng thái = 0 – Không còn sử dụng và chương trình sẽ tự động chuyển thành trạng thái = 1 vào cuối năm hiện tại.

• • Chuyển số lượng còn lại cho năm kế tiếp: cho phép chuyển số lượng hóa đơn còn lại của mã phân loại năm trước cho mã phân loại tương ứng năm tiếp theo.

• Sau khi khai báo ký hiệu hóa đơn tại chức năng này, người dùng cần phải khai báo áp dụng ký hiệu hóa đơn cho đơn vị nào (tại chức năng Khai báo sử dụng hóa đơn) trước khi bắt đầu sử dụng.
• Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đơn vị cần khai báo ký hiệu hóa đơn mới sau mỗi năm (do 2 ký tự thứ 2 và 3 trong dãy ký tự của ký hiệu hóa đơn được qui định là năm phát hành hóa đơn).