Nội dung

• Cho phép người bán lập Biên bản huỷ (xoá bỏ), Biên bản thu hồi (thay thế) và Biên bản điều chỉnh hoá đơn điện tử.
• Các hình thức lập biên bản bao gồm: lập biên bản giấy và lập biên bản điện tử.

Hướng dẫn thực hiện

1. Lập biên bản giấy

• Đăng nhập vào Phần mềm phát hành hoá đơn điện tử Fast e-Invoice.
• Vào phân hệ Đăng ký hoá đơn/ Cập nhật biên bản huỷ hoá đơn, biên bản thu hồi, biên bản điều chỉnh.
• Chọn biểu tượng Mới trên thanh công cụ.

• Nhấn Chọn… để lọc hoá đơn cần huỷ: 

• Nhập vào số biên bản, ngày biên bản, lý do huỷ và các thông tin liên quan khác.
• Nhấn Nhận.
• In biên bản huỷ hoá đơn: chọn số biên bản cần in và nhấn vào biểu tượng In trên thanh công cụ.

• Sau khi in, bên bán và bên mua cùng ký tay vào biên bản để hoàn thiện thủ tục liên quan.

2. Lập biên bản điện tử (2 bên cùng ký số)

Các bước thực hiện:

• Bước 1: Bên bán lập Biên bản huỷ/ Biên bản thu hồi/ Biên bản điều chỉnh hoá đơn điện tử đã phát hành. Thao tác tương tự như hướng dẫn ở Mục 1 – Lập biên bản giấy. 
• Bước 2: Tải mẫu biên bản về máy (dạng tệp PDF).

• Bước 3: Bên bán ký số vào tệp biên bản sau khi tải về.

• • Một số phần mềm có thể ký số cho tệp PDF: Acrobat Reader, Foxit Reader, SignOffline,…

• Bước 4: Bên bán gửi tệp biên bản đã ký số cho bên mua.

• • Tải tệp biên bản đã ký số lên hệ thống:

• • Lưu ý: tại bước này, chương trình có kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số ký trên tệp PDF và chữ ký số trên hoá đơn điện tử bị huỷ.
  • Gửi đến cho bên mua thông qua thư điện tử:

• Bước 5: Bên mua ký số vào tệp biên bản nhận được.

• • Bên mua nhận được thư điện tử đính kèm tệp biên bản từ bên bán:

• • Bên mua tải về tệp biên bản và ký số (tương tự như bên bán đã ký số):

• Bước 6: Bên mua lưu trữ và gửi lại cho bên bán tệp Biên bản sau khi ký số.

• • Bên mua kích vào đường dẫn (theo hướng dẫn trên thư điện tử bên bán gửi trước đó) để gửi lại tệp biên bản sau khi ký cho bên bán: 

• Bước 7: Bên bán lưu trữ tệp biên bản sau khi bên mua đã ký số.

• • Sau khi bên mua gửi lại cho bên bán thành công thì tệp biên bản hai bên đã ký sẽ được lưu trữ trên hệ thống Phần mềm phát hành hoá đơn điện tử Fast e-Invoice, bên bán có thể tải về máy để lưu trữ riêng.