Chức năng

• Dùng để thêm mới, điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

Hướng dẫn thực hiện

1. Lập hóa đơn mới

• Vào chức năng Cập nhật hóa đơn\ Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền\ Lập hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền.
• Chọn biểu tượng Mới trên thanh công cụ.

• Phần Thông tin chung:

• • Đơn vị: chọn đơn vị cần phát hành hóa đơn điện tử.
  • Mã khách: chọn khách hàng cần phát hành hóa đơn điện tử, được phép để trống. Xem thêm khai báo Danh mục khách hàng.
  • Tên khách hàng/Mã số thuế/Số CMND/CCCD/Địa chỉ: hiển thị ngầm định theo Mã khách. Trường hợp không nhập Mã khách thì người dùng tự cập nhật các thông tin này.
  • Tiện ích lấy thông tin khách hàng tự động:
  • Chương trình cho phép nhập Mã số thuế, hệ thống sẽ tự động kết nối API với Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế và trả về kết quả thông tin Tên đơn vị, Địa chỉ tương ứng.
  • Thao tác: sau khi nhập xong mã số thuế, nhấn phím mũi tên xuống, hệ thống sẽ trả về thông tin Tên khách hàng, Địa chỉ.
  • Số hóa đơn/Mẫu số/Ký hiệu: hệ thống tự động cập nhật sau khi phát hành thành công.
  • Ngày hóa đơn: nhập vào thời điểm lập hóa đơn theo qui định.
  • Trạng thái: chọn 1. Chờ xác thực.

• Thẻ Chi tiết:

• • Mã hàng: chọn mã hàng hóa, dịch vụ bán, được phép để trống. Xem thêm khai báo Danh mục hàng hóa, dịch vụ.
  • Tham chiếu: cho phép người dùng tự nhập mã hàng tham chiếu theo nhu cầu quản lý nội bộ khi mã hãng không tồn tại trong Danh mục hàng hóa, dịch vụ.
  • Tên mặt hàng/Đvt/Mã thuế/Thuế suất: hiển thị ngầm định theo Mã hàng. Trường hợp không nhập Mã hàng thì người dùng tự cập nhật.
  • Số lượng: nhập vào số lượng bán.
  • Giá bán: nhập vào hoặc khai báo ngầm định theo Mã hàng thông qua Danh mục giá bán.
  • Loại: chọn loại hàng bán, bao gồm các loại sau:
  • 01. Hàng hóa, dịch vụ: dùng cho hàng hóa, dịch vụ bán thông thường.
  • 02. Hàng khuyến mãi không tính thuế: dùng cho hàng khuyến mãi không tính thuế theo qui định (trường hợp có đăng ký với cơ quan nhà nước).
  • 03. Hàng khuyến mãi tính thuế: dùng cho hàng khuyến mãi có tính thuế theo qui định (trường hợp không đăng ký với cơ quan nhà nước).
  • 04. Hàng cho, biếu, tặng: dùng cho hàng biếu, tặng có tính thuế theo qui định.
  • 05. Chiết khấu: dùng cho chiết khấu không chi tiết theo từng mặt hàng, được khấu trừ vào tiền hàng khi xác định doanh thu tính thuế theo qui định (khấu trừ theo từng nhóm thuế suất).
  • 08. Ghi chú: nhập vào ghi chú cho hóa đơn tùy ý.
  • 09. Giảm giá theo hóa đơn: dùng để khấu trừ vào tổng thanh toán của hóa đơn, không tham gia khấu trừ vào tiền hàng khi xác định doanh thu tính thuế.
  • 90. Giảm thuế: dùng để khấu trừ số thuế được giảm vào tổng thanh toán. Lưu ý: chỉ áp dụng cho nghiệp vụ giảm thuế theo Nghị định 15/2022/NĐ-CP đối với đơn vị kê khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp (sử dụng mẫu Hóa đơn bán hàng, không phải Hóa đơn GTGT).
  • Lưu ý: theo Danh mục chỉ tiêu tính chất hàng hóa, dịch vụ (Phụ lục IV – Quyết định 1450/QĐ-TCT qui định thành phần dữ liệu hóa đơn điện tử) thì Loại 01 sẽ tương ứng với Tính chất = 1- Hàng hóa, dịch vụ, Loại 02/03/04 tương ứng với Tính chất = 2 – Khuyến mãi, Loại 05 tương ứng với Tính chất = 3 – Chiết khấu, Loại 08/09/90 tương ứng với Tính chất = 4 – Ghi chú/diễn giải.  

• • Tiền hàng: ngầm định tính = Số lượng x Đơn giá, được phép sửa lại.
  • Tỷ lệ chiết khấu/ Chiết khấu: nhập tỷ lệ hoặc số tiền chiết khấu nếu xác định được chi tiết theo từng mặt hàng.
  • Mã thuế: chọn loại thuế suất tương ứng cho hàng hóa, dịch vụ bán. Xem thêm Danh mục thuế suất thuế GTGT.
  • Không hiện số thứ tự: tích chọn nếu không muốn đánh số thứ tự ở cột Stt trên bản thể hiện của hóa đơn điện tử. Lưu ý: chỉ được phép tích chọn đối với các dòng có Loại khác 01.

• Thẻ Chứng từ gốc:

• • Loại hóa đơn: thông tin loại hóa đơn do hệ thống qui định (bao gồm: hóa đơn gốc, hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế,…).
  • Số tham chiếu/Mẫu số/Ký hiệu/Ngày: thông tin hóa đơn bị điều chỉnh, bị thay thế trong nghiệp vụ lập hóa đơn điều chỉnh, thay thế.
• Thẻ Xác thực:

• • Ngày phát hành: thông tin do hệ thống tự động cập nhật sau khi phát hành thành công.
  • Tình trạng: thông tin do hệ thống tự động cập nhật sau khi phát hành.
• Thẻ Khác:

• • Nhóm hàng: dùng để thay thế cho tên hàng hóa, dịch vụ bán khi lên Bảng kê hóa đơn hàng hóa, dịch vụ bán ra (nếu cần).
  • Ghi chú: trường hợp có nhập Tỷ lệ chiết khấu, Chiết khấu theo từng mặt hàng ở thẻ Chi tiết thì khi lên bản thể hiện hóa đơn điện tử, chương trình sẽ hiển thị thành một dòng riêng sau cùng với tên ngầm định là “(Chiết khấu)”, nếu muốn thay đổi tên ngầm định này thì nhập trực tiếp vào trường này.
  • Thư (Email): hiển thị ngầm định theo Mã khách hoặc có thể tự khai báo địa chỉ thư điện tử của người mua dùng để nhận hoá đơn tại trường này, được phép khai báo nhiều thư điện tử cách nhau dấu phẩy.

• Tiện ích tạo nhanh hóa đơn nếu tại một thời điểm chỉ bán một mặt hàng (thường sử dụng trong các doanh nghiệp bán lẻ xăng dầu, dịch vụ,…):

• • Tại thanh công cụ, nhấn nút Tạo số liệu.

• • Màn hình tạo số liệu:

Đơn vị/ Mã khách/ Mã hàng: tự nhập hoặc được ngầm định từ chức năng Khai báo tham số ngầm định theo người sử dụng (nếu có).

Tiện ích cho phép chọn nhanh mã hàng bằng cách kích vào biểu tượng mã hàng trên màn hình nếu đã khai báo tại chức năng Khai báo phím tắt cho hàng hóa, dịch vụ.

Tiền sau thuế: chỉ cần nhập trường này, chương trình sẽ tự động tính ra số lượng, giá chưa thuế, tiền hàng chưa thuế và thuế (nếu đã khai báo mã thuế trong Danh mục hàng hóa, dịch vụ và giá bán trong Danh mục giá bán).

Tiện ích cho phép nhập nhanh trường Tiền sau thuế khi nhấn vào các nút 10, 20,…, 500 tương đương 10.000 VND, 20.000 VND,…, 500.000 VND.

• • Nhấn Nhận để tạo hóa đơn.

2. Lập hóa đơn điều chỉnh, thay thế.

• Vào chức năng Cập nhật hóa đơn\ Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền\ Lập hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền.
• Chọn biểu tượng Xử lý trên thanh công cụ và chọn loại hóa đơn:

• • Điều chỉnh hóa đơn.
  • Thay thế hóa đơn.

• Người dùng tự nhập hoặc có thể sử dụng tiện ích Lấy dữ liệu để chọn hóa đơn cần điều chỉnh/thay thế.
• Phần Thông tin chung:

• • Ngày hóa đơn: nhập vào ngày hóa đơn điều chỉnh/thay thế theo qui định.
  • Trạng thái: chọn 1. Chờ xác thực.

• Thẻ Chi tiết:

• • Chỉnh sửa lại dữ liệu theo thông tin điều chỉnh/thay thế.
  • Được phép bổ sung hoặc xóa các dòng thông tin không có yêu cầu điều chỉnh/thay thế.

• Thẻ Chứng từ gốc:

• • Số tham chiếu/Mẫu số/Ký hiệu: thông tin hóa đơn bị điều chỉnh/bị thay thế.

Trường hợp sử dụng tiện ích Lấy dữ liệu: hệ thống tự động hiển thị, không được phép sửa. 

Trường hợp tự nhập: người dùng phải tự khai báo các thông tin này. Nếu khai báo đúng bộ số hóa đơn gốc có tồn tại trên hệ thống HĐĐT của Doanh nghiệp thì chương trình sẽ tìm và cập nhật lại Tình trạng = 3 – Bị điều chỉnh hoặc 4 – Bị thay thế cho hóa đơn gốc sau khi phát hành thành công.

• • Số biên bản/Ngày biên bản/Lý do: nhập vào theo thông tin trên biên bản điều chỉnh, thay thế hóa đơn (nếu có).
  • Lưu ý: biên bản điều chỉnh, thay thế hóa đơn người dùng có thể lập bên ngoài hoặc thực hiện trên chương trình (xem hướng dẫn chi tiết Tại đây).
• Thẻ Xác thực:

• • Ngày phát hành: thông tin do hệ thống tự động cập nhật sau khi phát hành thành công.
  • Tình trạng: thông tin do hệ thống tự động cập nhật sau khi phát hành. 
• Thẻ Khác: thông tin tương tự như lập hóa đơn mới

Lưu ý

• Tiện ích Lấy dữ liệu:

• • Chỉ cho phép lấy dữ liệu ở màn hình thêm mới hóa đơn và khi chưa nhập thông tin gì trên chứng từ.

• • Nhấn nút Lấy dữ liệu, màn hình điều kiện lọc xuất hiện, nhập các thông tin cần lọc và chọn số hóa đơn. Sau đó nhấn Nhận.

• • Lưu ý:

Hóa đơn gốc: chỉ cho phép lấy dữ liệu từ hóa đơn hủy.

Hóa đơn điều chỉnh: chỉ cho phép lấy dữ liệu từ hóa đơn gốc hoặc hóa đơn bị điều chỉnh.

Hóa đơn thay thế: chỉ cho phép lấy dữ liệu từ hóa đơn gốc hoặc hóa đơn bị thay thế.

• Trường hợp có bán hàng hoá, dịch vụ không chịu thuế, không tính thuế hoặc dịch vụ thu hộ thuế nhà thầu nước ngoài thì phải khai báo và nhập liệu đúng theo các Mã thuế sau (khai báo trong Danh mục thuế suất thuế GTGT):
• KT: mã thuế cho hàng hoá, dịch vụ không chịu thuế.
• KZ: mã thuế cho hàng hoá, dịch vụ không tính thuế.
• KX: mã thuế cho dịch vụ thu hộ thuế nhà thầu nước ngoài. 
• Được phép sửa, xóa chứng từ nếu chứng từ chưa phát hành (tức Trạng thái = 0. Lập hóa đơn hoặc 1. Chờ xác thực).
• Được phép chỉnh sửa lại các thông tin tổng tiền hàng, tổng tiền thuế, tổng thanh toán ở cuối màn hình nhập liệu đối với nghiệp vụ điều chỉnh.
• Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đối với điều chỉnh giảm phải nhập giá trị âm.
• Hóa đơn yêu cầu phát hành phải có Trạng thái = 1. Chờ xác thực.
• Để xem trước bản thể hiện hóa đơn điện tử, nhấn vào biểu tượng In trên thanh công cụ, chọn mẫu Hóa đơn bán hàng. Hệ thống sẽ yêu cầu chọn Ký hiệu hóa đơn trước khi xem.