Phát hành chứng từ khấu trừ thuế thay thế

Mục lục

1. Lập chứng từ khấu trừ thuế thay thế

Vào chức năng Cập nhật hóa đơn\ Lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN.
Thay thế chứng từ gồm 2 loại sau:

- Thay thế chứng từ đã tồn tại trên chương trình Fast e-Invoice:

Thao tác: đặt con trỏ tại chứng từ cần thay thế, sau đó nhấn nút Xử lý\ Thay thế chứng từ trên thanh công cụ.

- Thay thế khác:

Dùng cho nghiệp vụ thay thế cho một chứng từ không tồn tại trên chương trình (ví dụ: thay thế cho chứng từ giấy đã lập trước khi áp dụng chứng từ điện tử,…)

Thao tác: không đặt con trỏ vào bất cứ dòng chứng từ nào, sau đó nhấn nút Xử lý\ Thay thế chứng từ trên thanh công cụ.

Màn hình chứng từ thay thế:

Phần Thông tin chung:

- Ngày chứng từ: nhập vào ngày chứng từ thay thế theo qui định.
- Trạng thái: chọn 1. Chờ xác thực.

Thẻ Chi tiết:

- Chỉnh sửa lại dữ liệu theo thông tin thay thế.
- Được phép bổ sung hoặc xóa các thông tin tùy ý.

Thẻ Chứng từ gốc:

- Số tham chiếu/Mẫu số/Ký hiệu:

Đối với loại thay thế cho chứng từ đã tồn tại trên chương trình Fast e-Invoice, thông tin chứng từ bị thay thế sẽ được cập nhật tự động, không được phép sửa.

Đối với loại thay thế khác, người dùng tự cập nhật thông tin chứng từ bị thay thế và cho phép sửa.

- Số biên bản/Ngày biên bản/Lý do: nhập vào theo thông tin trên biên bản thay thế chứng từ (nếu có).
Thẻ Xác thực: thông tin tương tự như lập chứng từ khấu trừ thuế mới.

Thẻ Khác: thông tin tương tự như lập chứng từ khấu trừ thuế mới.

Lưu ý:

- Được phép sửa, xóa chứng từ nếu chứng từ chưa phát hành (tức Trạng thái = 0. Lập chứng từ hoặc 1. Chờ xác thực).
- Chứng từ khấu trừ thuế yêu cầu phát hành phải có Trạng thái = 1. Chờ xác thực.
- Để xem trước bản thể hiện chứng từ khấu trừ thuế điện tử, nhấn vào biểu tượng In trên thanh công cụ, chọn mẫu Chứng từ khấu trừ thuế. Hệ thống sẽ yêu cầu chọn Ký hiệu chứng từ trước khi xem.

2. Phát hành chứng từ khấu trừ thuế thay thế

Vào chức năng Cập nhật hóa đơn\ Phát hành chứng từ khấu trừ thuế điện tử.
Khai báo thông tin lọc chứng từ cần phát hành:

- Chọn Loại = 3 – Thay thế để phát hành chứng từ khấu trừ thuế thay thế.
- Chọn khoảng thời gian lọc chứng từ cần phát hành.
- Chọn Mã đơn vị cần phát hành.
- Chọn Mã phân loại (Ký hiệu chứng từ) cần phát hành. Trường hợp không chọn, hệ thống sẽ phát hành theo ký hiệu chứng từ khai báo ngầm định tại chức năng Khai báo sử dụng hoá đơn.
- Nhấn Nhận.

Màn hình kết quả lọc: chỉ lọc các chứng từ có Trạng thái = 1. Chờ xác thực.

- Xem nội dung chứng từ khấu trừ thuế trước khi phát hành: đứng tại chứng từ cần xem và nhấn vào biểu tượng In trên thanh công cụ. Khuyến nghị người dùng sử dụng tính năng này nhằm hạn chế sai sót dữ liệu trên chứng từ (nếu có).
- Phát hành chứng từ khấu trừ thuế thay thế: chọn chứng từ cần phát hành, nhấn vào biểu tượng Phát hành… trên thanh công cụ.

Lưu ý: một lần phát hành thay thế chỉ cho phép chọn một chứng từ để phát hành.

- Yêu cầu xác nhận mật khẩu: xác nhận lại bằng mật khẩu đăng nhập chương trình trước khi thực hiện.
- Yêu cầu ký số: nếu Doanh nghiệp sử dụng loại chữ ký số là USB Token thì phải gắn USB vào máy tính để ký số. Trường hợp, sử dụng loại chữ ký số là HSM (Hardware Security Module) thì hệ thống sẽ tự động ký số và hoàn thành phát hành chứng từ khấu trừ thuế điện tử.

Chuyển chứng từ khấu trừ thuế điện tử sau khi phát hành cho nhân viên: hệ thống chỉ tự động chuyển chứng từ khấu trừ thuế điện tử cho nhân viên hay người phát hành nếu trạng thái trả về của Cơ quan thuế sau khi phát hành là Đã chấp nhận (theo dõi trạng thái Cơ quan thuế tại Danh sách chứng từ khấu trừ thuế TNCN).

Bản thể hiện của chứng từ khấu trừ thuế thay thế:

Lưu ý:

- Dòng thông tin ghi chú (khung tô đỏ hình trên) là thông tin được hệ thống tự động sinh ra.
- Chứng từ khấu trừ thuế bị thay thế sẽ được cập nhật lại Tình trạng = 4 – Bị thay thế (ở thẻ Xác thực của chứng từ gốc) và được xem như chứng từ bị hủy/xóa bỏ.
- Trường hợp áp dụng theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì không được phép thay thế cho chứng từ điều chỉnh.
- Theo qui định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì đơn vị không phải gửi thông tin chứng từ bị thay thế lên cơ quan thuế thông qua mẫu Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót (mẫu 04/SS-HĐĐT). Tuy nhiên, nếu có yêu cầu từ cơ quan thuế quản lý trực tiếp thì doanh nghiệp vào thực hiện tại chức năng Đăng ký hóa đơn/ Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót (xem hướng dẫn chi tiết Tại đây).

Tiện ích phát hành chứng từ khấu trừ thuế thay thế ngay trên chứng từ:

- Vào chức năng Cập nhật hóa đơn\ Lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN.
- Đứng tại dòng chứng từ cần phát hành, nhấn biểu tượng Phát hành trên thanh công cụ và chọn Phát hành, điều chỉnh hoặc thay thế chứng từ.

- Xuất hiện màn hình chọn phân loại hóa đơn: nhập mật khẩu xác nhận và chọn Mã phân loại (Ký hiệu hoá đơn) muốn phát hành.

- Nhấn Nhận và chương trình sẽ thực hiện phát hành, ký số như chức năng Phát hành chứng từ khấu trừ thuế điện tử (hướng dẫn phần trên).
- Nếu phát hành thành công thì trường Tình trạng (ở thẻ Xác thực) sẽ có giá trị = 2 – Đã xác thực. Trường hợp gặp sự cố, phát hành không thành công thì tình trạng sẽ có giá trị = 1 – Chờ xác thực, khi đó người dùng cần nhấn vào biểu tượng Phát hành và chọn Cập nhật trạng thái chứng từ để hệ thống kiểm tra và cập nhật lại tình trạng = 0 – Chưa xác thực (để phát hành lại) hoặc = 2 – Đã xác thực (xem thêm chức năng Kiểm tra trạng thái chứng từ khấu trừ thuế TNCN).