1. Lập hoá đơn

• Vào chức năng Cập nhật hóa đơn\ Lập hóa đơn.
• Chọn biểu tượng Mới trên thanh công cụ.

• Phần Thông tin chung:

• • Đơn vị: chọn đơn vị cần phát hành hóa đơn điện tử.
  • Mã khách: chọn khách hàng cần phát hành hóa đơn điện tử, được phép để trống. Xem thêm khai báo Danh mục khách hàng.
  • Người mua/Tên đơn vị/Mã số thuế/Địa chỉ: hiển thị ngầm định theo Mã khách. Trường hợp không nhập Mã khách thì người dùng tự cập nhật các thông tin này.
  • Tiện ích lấy thông tin khách hàng tự động:
  • Chương trình cho phép nhập Mã số thuế, hệ thống sẽ tự động kết nối API với Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế và trả về kết quả thông tin Tên đơn vị, Địa chỉ tương ứng.
  • Thao tác: sau khi nhập xong mã số thuế, nhấn phím mũi tên xuống, hệ thống sẽ trả về thông tin Tên khách hàng, Địa chỉ.
  • Số hóa đơn/Mẫu số/Ký hiệu: hệ thống tự động cập nhật sau khi phát hành thành công.
  • Ngày hóa đơn: nhập vào thời điểm lập hóa đơn theo qui định.
  • Trạng thái: chọn 1. Chờ xác thực.

• Thẻ Chi tiết:

• • Mã hàng: chọn mã hàng hóa, dịch vụ bán, được phép để trống. Xem thêm khai báo Danh mục hàng hóa, dịch vụ.
  • Tên mặt hàng/Đvt/Mã thuế/Thuế suất: hiển thị ngầm định theo Mã hàng. Trường hợp không nhập Mã hàng thì người dùng tự cập nhật.
  • Số lượng: nhập vào số lượng bán.
  • Giá bán: nhập vào hoặc khai báo ngầm định theo Mã hàng thông qua Danh mục giá bán.
  • Loại: chọn loại hàng bán, bao gồm các loại sau:
  • 01. Hàng hóa, dịch vụ: dùng cho hàng hóa, dịch vụ bán thông thường.
  • 02. Hàng khuyến mãi không tính thuế: dùng cho hàng khuyến mãi không tính thuế theo qui định (trường hợp có đăng ký với cơ quan nhà nước).
  • 03. Hàng khuyến mãi tính thuế: dùng cho hàng khuyến mãi có tính thuế theo qui định (trường hợp không đăng ký với cơ quan nhà nước).
  • 04. Hàng cho, biếu, tặng: dùng cho hàng biếu, tặng có tính thuế theo qui định.
  • 05. Chiết khấu: dùng cho chiết khấu không chi tiết theo từng mặt hàng, được khấu trừ vào tiền hàng khi xác định doanh thu tính thuế theo qui định (khấu trừ theo từng nhóm thuế suất).
  • 06. Khấu trừ tiền sử dụng đất: dùng để khấu trừ vào tiền hàng (đối với hàng hóa bất động sản) khi xác định doanh thu tính thuế theo qui định và được tính vào tổng thanh toán của hóa đơn.
  • 07. Phí, lệ phí: dùng cho các loại phí, lệ phí theo qui định. Loại này không tham gia tính thuế và được tính vào tổng thanh toán của hóa đơn.
  • 08. Ghi chú: nhập vào ghi chú cho hóa đơn tùy ý.
  • 09. Giảm giá theo hóa đơn: dùng để khấu trừ vào tổng thanh toán của hóa đơn, không tham gia khấu trừ vào tiền hàng khi xác định doanh thu tính thuế.
  • 90. Giảm thuế: dùng để khấu trừ số thuế được giảm vào tổng thanh toán. Lưu ý: chỉ áp dụng cho nghiệp vụ giảm thuế theo Nghị định 15/2022/NĐ-CP đối với đơn vị kê khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp (sử dụng mẫu Hóa đơn bán hàng, không phải Hóa đơn GTGT).
  • Lưu ý: theo Danh mục chỉ tiêu tính chất hàng hóa, dịch vụ (Phụ lục IV – Quyết định 1450/QĐ-TCT qui định thành phần dữ liệu hóa đơn điện tử) thì Loại 01 sẽ tương ứng với Tính chất = 1- Hàng hóa, dịch vụ, Loại 02/03/04 tương ứng với Tính chất = 2 – Khuyến mãi, Loại 05 tương ứng với Tính chất = 3 – Chiết khấu, Loại 06/07/08/09/90 tương ứng với Tính chất = 4 – Ghi chú/diễn giải.  

• • Tiền hàng: ngầm định tính = Số lượng x Đơn giá, được phép sửa lại.
  • Tỷ lệ chiết khấu/ Chiết khấu: nhập tỷ lệ hoặc số tiền chiết khấu nếu xác định được chi tiết theo từng mặt hàng.
  • Mã thuế: chọn loại thuế suất tương ứng cho hàng hóa, dịch vụ bán. Xem thêm Danh mục thuế suất thuế GTGT.
  • Không hiện số thứ tự: tích chọn nếu không muốn đánh số thứ tự ở cột Stt trên bản thể hiện của hóa đơn điện tử. Lưu ý: chỉ được phép tích chọn đối với các dòng có Loại khác 01.

• Thẻ Chứng từ gốc:

• • Loại hóa đơn: thông tin loại hóa đơn do hệ thống qui định (bao gồm: hóa đơn gốc, hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế,…).
  • Kiểu thuế: kiểu hiển thị giá trị âm/dương cho hóa đơn điều chỉnh khi lên Bảng kê hóa đơn hàng hóa, dịch vụ bán ra (hệ thống tự ngầm định cho nghiệp vụ điều chỉnh tăng/giảm).
  • Số tham chiếu: số chứng từ tham chiếu từ tệp dữ liệu Excel khi Import vào chương trình.
  • Mẫu số/Ký hiệu/Ngày: thông tin hóa đơn bị điều chỉnh, bị thay thế trong nghiệp vụ lập hóa đơn điều chỉnh, thay thế (hệ thống tự ngầm định).
  • Số bảng kê/Ngày bảng kê: thông tin chưa sử dụng.
• Thẻ Xác thực:

• • Ngày phát hành: thông tin do hệ thống tự động cập nhật sau khi phát hành thành công.
  • Xử lý:
  • 0 – Không xử lý: hệ thống sẽ không đưa giá trị nhập tại trường Ghi chú (bên dưới trường này) vào tệp hoá đơn điện tử khi phát hành.
  • 1 – Thêm vào chi tiết hoá đơn: hệ thống sẽ đưa giá trị nhập tại trường Ghi chú vào tệp hoá đơn điện tử và hiển thị ngay dưới dòng hàng bán sau cùng khi lên bản thể hiện hoá đơn điện tử.
  • 2 – Thay thế dòng điều chỉnh: hệ thống sẽ đưa giá trị nhập tại trường Ghi chú vào tệp hoá đơn điện tử và hiển thị thay thế cho “Dòng thông tin ghi chú” tự động từ hệ thống khi phát hành hoá đơn điều chỉnh và hoá đơn thay thế (phần lề dưới của bản thể hiện hoá đơn điện tử).
  • Ghi chú: nhập vào ghi chú cho hoá đơn điện tử (nếu có). Lưu ý: thông tin ghi chú chỉ được đưa vào tệp hoá đơn điện tử khi khai báo tại trường Xử lý = 1 hoặc 2. 
  • Tình trạng: thông tin do hệ thống tự động cập nhật sau khi phát hành.
• Thẻ Khác:

• • Tk ngân hàng/ Tên ngân hàng: thông tin tài khoản ngân hàng của người mua thể hiện trên hóa đơn.
  • Nhóm hàng: dùng để thay thế cho tên hàng hóa, dịch vụ bán khi lên Bảng kê hóa đơn hàng hóa, dịch vụ bán ra (nếu cần).
  • Ghi chú: trường hợp có nhập Tỷ lệ chiết khấu, Chiết khấu theo từng mặt hàng ở thẻ Chi tiết thì khi lên bản thể hiện hóa đơn điện tử, chương trình sẽ hiển thị thành một dòng riêng sau cùng với tên ngầm định là “(Chiết khấu)”, nếu muốn thay đổi tên ngầm định này thì nhập trực tiếp vào trường này.
  • Thư (Email): trường hợp không nhập Mã khách ở phần thông tin chung thì có thể khai báo địa chỉ thư điện tử của người mua dùng để nhận hoá đơn tại trường này, được phép khai báo nhiều thư điện tử cách nhau dấu phẩy.

• Lưu ý:

• • Trường hợp có bán hàng hoá, dịch vụ không chịu thuế, không tính thuế hoặc dịch vụ thu hộ thuế nhà thầu nước ngoài thì phải khai báo và nhập liệu đúng theo các Mã thuế sau (khai báo trong Danh mục thuế suất thuế GTGT):
  • KT: mã thuế cho hàng hoá, dịch vụ không chịu thuế.
  • KZ: mã thuế cho hàng hoá, dịch vụ không tính thuế.
  • KX: mã thuế cho dịch vụ thu hộ thuế nhà thầu nước ngoài. 
  • Được phép sửa, xóa chứng từ nếu chứng từ chưa phát hành (tức Trạng thái = 0. Lập hóa đơn hoặc 1. Chờ xác thực).
  • Hóa đơn yêu cầu phát hành phải có Trạng thái = 1. Chờ xác thực.
  • Để xem trước bản thể hiện hóa đơn điện tử, nhấn vào biểu tượng In trên thanh công cụ, chọn mẫu Hóa đơn bán hàng. Hệ thống sẽ yêu cầu chọn Ký hiệu hóa đơn trước khi xem.

• Tiện ích tạo nhanh hóa đơn nếu tại một thời điểm chỉ bán một mặt hàng (thường sử dụng trong các doanh nghiệp bán lẻ xăng dầu, dịch vụ,…):

• • Tại thanh công cụ, nhấn nút Tạo số liệu.

• • Màn hình tạo số liệu:

Đơn vị/ Mã khách/ Mã hàng: tự nhập hoặc được ngầm định từ chức năng Khai báo tham số ngầm định theo người sử dụng (nếu có).

Tiện ích cho phép chọn nhanh mã hàng bằng cách kích vào biểu tượng mã hàng trên màn hình nếu đã khai báo tại chức năng Khai báo phím tắt cho hàng hóa, dịch vụ.

Tiền sau thuế: chỉ cần nhập trường này, chương trình sẽ tự động tính ra số lượng, giá chưa thuế, tiền hàng chưa thuế và thuế (nếu đã khai báo mã thuế trong Danh mục hàng hóa, dịch vụ và giá bán trong Danh mục giá bán).

Tiện ích cho phép nhập nhanh trường Tiền sau thuế khi nhấn vào các nút 10, 20,…, 500 tương đương 10.000 VND, 20.000 VND,…, 500.000 VND.

• • Nhấn Nhận để tạo hóa đơn.

2. Phát hành hóa đơn điện tử

• Vào chức năng Cập nhật hóa đơn\ Phát hành hoá đơn điện tử.
• Khai báo thông tin lọc chứng từ cần phát hành:

• • Chọn Loại = 1 – Phát hành để phát hành hoá đơn điện tử mới.
  • Chọn khoảng thời gian lọc chứng từ cần phát hành.
  • Chọn Mã đơn vị cần phát hành.
  • Chọn  Mã phân loại (Ký hiệu hoá đơn) cần phát hành.
  • Lưu ý:
  • Mã phân loại phải được tạo trước ở chức năng Danh mục phân loại hóa đơn và chỉ định cho Đơn vị nào sử dụng tại chức năng Khai báo sử dụng hóa đơn.
  • Trường hợp không chọn, hệ thống sẽ phát hành theo mã phân loại khai báo tại chức năng Khai báo sử dụng hoá đơn có tích chọn vào ô Ngầm định (phát hành). Nếu chưa khai báo tại chức năng này thì khi phát hành hệ thống sẽ báo lỗi.
  • Nhấn Nhận. 

• Màn hình kết quả lọc: chỉ lọc các chứng từ có Trạng thái = 1. Chờ xác thực.

• • Xem nội dung hoá đơn trước khi phát hành: chọn chứng từ cần xem và nhấn vào biểu tượng In trên thanh công cụ. Khuyến nghị người dùng sử dụng tính năng này nhằm hạn chế sai sót dữ liệu trên hóa đơn (nếu có).
  • Phát hành hoá đơn điện tử: chọn các chứng từ cần phát hành, nhấn vào biểu tượng Phát hành… trên thanh công cụ.
  • Yêu cầu ký số: nếu Doanh nghiệp sử dụng loại chữ ký số là USB Token thì phải gắn USB vào máy tính để ký số. Trường hợp, sử dụng loại chữ ký số là HSM (Hardware Security Module) thì hệ thống sẽ tự động ký số và hoàn thành phát hành hoá đơn điện tử.

• Chuyển hóa đơn điện tử sau khi phát hành cho người mua:

• • Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP:
  • Tùy vào giá trị khai báo tại trường Hình thức hóa đơn (thuộc chức năng Khai báo ký hiệu hóa đơn) sẽ có các xử lý tương ứng sau:

1. Hình thức hóa đơn = 1 – Không có mã: hệ thống sẽ tự động chuyển hóa đơn điện tử cho người mua sau khi Cơ quan thuế phản hồi Đã chấp nhận (xem trạng thái Cơ quan thuế phản hồi tại báo cáo Danh sách hóa đơn).

2. Hình thức hóa đơn = 2 – Có mã của CQT: tương tự hình thức hóa đơn = 1 – Không có mã. 

3. Hình thức hóa đơn = 3 – Bảng tổng hợp: hệ thống tự động chuyển hóa đơn điện tử cho người mua ngay sau khi phát hành.

• • Trường hợp chưa khai báo thư điện tử hoặc vì lý do nào đó người mua không nhân được thư, người bán có thể thực hiện gửi lại thư tại Báo cáo tình trạng hoá đơn hoặc Danh sách hóa đơn (xem hướng dẫn nút Gửi lại thông tin… trên thanh công cụ của báo cáo).
  • Trường hợp thư điện tử có thể gửi đi chậm hoặc không gửi được, trước khi thao tác gửi lại, người bán có thể kiểm tra tình trạng gửi thư tại chức năng Danh sách hoá đơn chưa gửi thư. 
  • Ngoài hình thức gửi hoá đơn thông qua thư điện tử thì người bán có thể thoả thuận với người mua gửi hoá đơn thông qua các hình thức khác.

• Bản thể hiện của hóa đơn điện tử: có thể xem tại các chức năng Lập hóa đơn, Báo cáo tình trạng hóa đơn, Danh sách hóa đơn (tích vào nút In trên thanh công cụ).

• Lưu ý:

• • Mã phân loại (Ký hiệu hóa đơn) chọn phát hành phải được khai báo tại chức năng Khai báo sử dụng hoá đơn. Nếu chưa khai báo tại chức năng này thì khi phát hành hệ thống sẽ cảnh báo lỗi.
  • Trường hợp khi phát hành gặp thông báo sự cố, không phát hành được và không lọc lại được được chứng từ để phát hành, người dùng cần kiểm tra thông tin tại trường Tình trạng trên chứng từ nhập liệu gốc (ở thẻ Xác thực). Nếu có giá trị = 1 – Chờ xác thực thì vào chức năng Kiểm tra trạng thái hoá đơn, chọn chứng từ có Tình trạng trên và nhấn vào biểu tượng Cập nhật trạng thái hoá đơn điện tử trên thanh công cụ để hệ thống kiểm tra. Sau khi kiểm tra, chứng từ gốc sẽ chuyển sang Tình trạng = 2 – Đã xác thực (nếu đã phát hành thành công) hoặc chuyển về Tình trạng = 0 – Chưa xác thực (để có thể lọc và thực hiện phát hành lại).
  • Trường hợp có thỏa thuận người mua phải ký số vào hóa đơn điện tử sau khi người bán phát hành thì thực hiện theo hướng dẫn Người mua tra cứu hóa đơn điện tử (mục 1 – phần Hướng dẫn người mua ký số).
  • Thông tin hoá đơn điện tử sau khi phát hành (bao gồm tệp dữ liệu hóa đơn gốc XML và bản thể hiện dạng tệp PDF) sẽ được lưu trữ trên hệ thống Fast e-Invoice. Trường hợp người dùng muốn tải về lưu trữ riêng thì vào báo cáo Danh sách hoá đơn để tải về hoặc thực hiện tại phần Hướng dẫn người bán tra cứu hóa đơn.
  • Hoá đơn sau khi phát hành thì không được phép sửa, xoá chứng từ gốc.
  • Xem thêm tính năng Phát hành hóa đơn điện tử theo gói.
  • Xem thêm Một số thông báo lỗi thường gặp khi phát hành. 

• Tiện ích phát hành hóa đơn điện tử ngay trên chứng từ:

• • Vào chức năng Cập nhật hóa đơn\ Lập hóa đơn.
  • Đứng tại dòng hóa đơn cần phát hành, nhấn biểu tượng Phát hành trên thanh công cụ và chọn Phát hành, điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn.

• • Xuất hiện màn hình chọn phân loại hóa đơn: chọn Mã phân loại (Ký hiệu hoá đơn) muốn phát hành.

• • Nhấn Nhận và chương trình sẽ thực hiện phát hành, ký số như chức năng Phát hành hóa đơn điện tử (hướng dẫn phần trên).
  • Nếu phát hành thành công thì trường Tình trạng (ở thẻ Xác thực) sẽ có giá trị = 2 – Đã xác thực. Trường hợp gặp sự cố, phát hành không thành công thì tình trạng sẽ có giá trị = 1 – Chờ xác thực, khi đó người dùng cần nhấn vào biểu tượng Phát hành và chọn Cập nhật trạng thái hóa đơn điện tử để hệ thống kiểm tra và cập nhật lại tình trạng = 0 – Chưa xác thực (để phát hành lại) hoặc = 2 – Đã xác thực (xem thêm chức năng Kiểm tra trạng thái hoá đơn).