1. Trang chủ
  2. Hướng dẫn nghiệp vụ
  3. Phát hành hóa đơn điện tử
  4. Phát hành hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền

Phát hành hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền

Chức năng

  • Dùng để phát hành, điều chỉnh, thay thế hoặc hủy hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

Hướng dẫn thực hiện

1. Phát hành hóa đơn mới

  • Vào chức năng Cập nhật hóa đơn\ Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền\ Phát hành hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền.
  • Khai báo thông tin lọc chứng từ cần phát hành:


    • Chọn Loại = 1 – Phát hành để phát hành hoá đơn điện tử mới.
    • Chọn khoảng thời gian lọc chứng từ cần phát hành.
    • Chọn Mã đơn vị cần phát hành.
    • Chọn  Mã phân loại (Ký hiệu hoá đơn) cần phát hành.
    • Lưu ý:
    • Mã phân loại phải được tạo trước ở chức năng Danh mục phân loại hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền và chỉ định cho Đơn vị nào sử dụng.
    • Nhấn Nhận. 
  • Màn hình kết quả lọc: chỉ lọc các chứng từ có Trạng thái = 1. Chờ xác thực.

    • Xem nội dung hoá đơn trước khi phát hành: chọn chứng từ cần xem và nhấn vào biểu tượng In trên thanh công cụ. Khuyến nghị người dùng sử dụng tính năng này nhằm hạn chế sai sót dữ liệu trên hóa đơn (nếu có).
    • Phát hành hoá đơn điện tử: chọn các chứng từ cần phát hành, nhấn vào biểu tượng Phát hành… trên thanh công cụ.
    • Yêu cầu ký số: đối với hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền hiện tại chỉ hỗ trợ phát hành với chữ ký số là HSM (Hardware Security Module). Khi sử dụng loại chữ ký số này thì hệ thống sẽ tự động ký số và hoàn thành phát hành hoá đơn điện tử.
  • Chuyển hóa đơn điện tử sau khi phát hành cho người mua:
    • Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP với hình thức hóa đơn là có mã của CQT thì hệ thống sẽ tự động chuyển hóa đơn điện tử cho người mua sau khi Cơ quan thuế phản hồi Đã chấp nhận (xem trạng thái Cơ quan thuế phản hồi tại báo cáo Danh sách hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền).

    • Trường hợp chưa khai báo thư điện tử hoặc vì lý do nào đó người mua không nhân được thư, người bán có thể thực hiện gửi lại thư tại Danh sách hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền (xem hướng dẫn nút Gửi lại thông tin… trên thanh công cụ của báo cáo).
    • Trường hợp thư điện tử có thể gửi đi chậm hoặc không gửi được, trước khi thao tác gửi lại, người bán có thể kiểm tra tình trạng gửi thư tại chức năng Danh sách hoá đơn chưa gửi thư
    • Ngoài hình thức gửi hoá đơn thông qua thư điện tử thì người bán có thể thoả thuận với người mua gửi hoá đơn thông qua các hình thức khác.
  • Bản thể hiện của hóa đơn điện tử: có thể xem tại các chức năng Lập hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền, Danh sách hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền (tích vào nút In trên thanh công cụ).

  • Tiện ích phát hành hóa đơn điện tử ngay trên chứng từ:
    • Vào chức năng Cập nhật hóa đơn\ Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền\ Lập hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền.
    • Đứng tại dòng hóa đơn cần phát hành, nhấn biểu tượng Phát hành trên thanh công cụ và chọn Phát hành, điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn.

    • Xuất hiện màn hình chọn phân loại hóa đơn: chọn Mã phân loại (Ký hiệu hoá đơn) muốn phát hành.

    • Nhấn Nhận và chương trình sẽ thực hiện phát hành, ký số như chức năng Phát hành hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền (hướng dẫn phần trên).

2. Phát hành hóa đơn điều chỉnh.

  • Vào chức năng Cập nhật hóa đơn\ Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền\ Phát hành hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền.
  • Khai báo thông tin lọc chứng từ cần phát hành:

    • Chọn Loại = 2 – Điều chỉnh để phát hành hoá đơn điều chỉnh.
    • Chọn khoảng thời gian lọc chứng từ cần phát hành.
    • Chọn Mã đơn vị cần phát hành.
    • Chọn  Mã phân loại (Ký hiệu hoá đơn) cần phát hành.
    • Nhấn Nhận. 
  • Màn hình kết quả lọc: chỉ lọc các chứng từ có Trạng thái = 1. Chờ xác thực.

    • Xem nội dung hoá đơn trước khi phát hành: chọn chứng từ cần xem và nhấn vào biểu tượng In trên thanh công cụ. Khuyến nghị người dùng sử dụng tính năng này nhằm hạn chế sai sót dữ liệu trên hóa đơn (nếu có).
    • Phát hành hoá đơn điện tử: chọn các chứng từ cần phát hành, nhấn vào biểu tượng Phát hành… trên thanh công cụ.
    • Yêu cầu ký số: đối với hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền hiện tại chỉ hỗ trợ phát hành với chữ ký số là HSM (Hardware Security Module). Khi sử dụng loại chữ ký số này thì hệ thống sẽ tự động ký số và hoàn thành phát hành hoá đơn điện tử.
  • Chuyển hóa đơn điện tử sau khi phát hành cho người mua: tương tự như phát hành hóa đơn mới.
  • Bản thể hiện của hóa đơn điều chỉnh: 

  • Lưu ý:
    • Dòng thông tin ghi chú (khung tô đỏ trên bản thể hiện) là thông tin được hệ thống tự động sinh ra. 
    • Hoá đơn bị điều chỉnh sẽ được cập nhật lại Tình trạng = 3 – Bị điều chỉnh (ở thẻ Xác thực của chứng từ gốc).
    • Hoá đơn sau khi bị điều chỉnh sẽ không được phép thực hiện nghiệp vụ huỷ/xóa bỏ hoặc thay thế hoá đơn khác.
    • Trường hợp hóa đơn điều chỉnh vẫn có sai sót cần điều chỉnh thì tiếp tục phát hành hóa đơn điều chỉnh mới điều chỉnh cho hóa đơn gốc. 
    • Trường hợp áp dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì không được phép điều chỉnh cho hóa đơn điều chỉnh, điều chỉnh cho hóa đơn thay thế.
    • Theo qui định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì đơn vị không phải gửi thông tin hóa đơn bị điều chỉnh lên cơ quan thuế thông qua mẫu Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót (mẫu 04/SS-HĐĐT). Tuy nhiên, nếu có yêu cầu từ cơ quan thuế quản lý trực tiếp thì doanh nghiệp vào thực hiện tại chức năng Cập nhật hóa đơn/ Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền/ Thông báo sai sót hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền (xem hướng dẫn chi tiết Tại đây).
  • Tiện ích phát hành hóa đơn điện tử điều chỉnh ngay trên chứng từ:
    • Vào chức năng Cập nhật hóa đơn\ Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền\ Lập hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền.
    • Đứng tại dòng hóa đơn điều chỉnh cần phát hành, nhấn biểu tượng Phát hành trên thanh công cụ và chọn Phát hành, điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn.

    • Xuất hiện màn hình chọn phân loại hóa đơn: chọn Mã phân loại (Ký hiệu hoá đơn) muốn phát hành.

    • Nhấn Nhận và chương trình sẽ thực hiện phát hành, ký số như chức năng Phát hành hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền (hướng dẫn phần trên).

3. Phát hành hóa đơn thay thế

  • Vào chức năng Cập nhật hóa đơn\ Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền\ Phát hành hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền.
  • Khai báo thông tin lọc chứng từ cần phát hành:

    • Chọn Loại = 3 – Thay thế để phát hành hoá đơn thay thế.
    • Chọn khoảng thời gian lọc chứng từ cần phát hành.
    • Chọn Mã đơn vị cần phát hành.
    • Chọn  Mã phân loại (Ký hiệu hoá đơn) cần phát hành.
    • Nhấn Nhận. 
  • Màn hình kết quả lọc: chỉ lọc các chứng từ có Trạng thái = 1. Chờ xác thực.

    • Xem nội dung hoá đơn trước khi phát hành: chọn chứng từ cần xem và nhấn vào biểu tượng In trên thanh công cụ. Khuyến nghị người dùng sử dụng tính năng này nhằm hạn chế sai sót dữ liệu trên hóa đơn (nếu có).
    • Phát hành hoá đơn điện tử: chọn các chứng từ cần phát hành, nhấn vào biểu tượng Phát hành… trên thanh công cụ.
    • Yêu cầu ký số: đối với hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền hiện tại chỉ hỗ trợ phát hành với chữ ký số là HSM (Hardware Security Module). Khi sử dụng loại chữ ký số này thì hệ thống sẽ tự động ký số và hoàn thành phát hành hoá đơn điện tử.
  • Chuyển hóa đơn điện tử sau khi phát hành cho người mua: tương tự như phát hành hóa đơn mới.
  • Bản thể hiện của hóa đơn thay thế: 

  • Lưu ý:
    • Dòng thông tin ghi chú (khung tô đỏ hình trên) là thông tin được hệ thống tự động sinh ra. Trường hợp muốn tự nhập, thay thế cho thông tin trên thì xem hướng dẫn ở thẻ Xác thực (phần trên). Trong trường hợp này, người dùng tự chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin ghi chú.
    • Hoá đơn bị thay thế sẽ được cập nhật lại Tình trạng = 4 – Bị thay thế (ở thẻ Xác thực của chứng từ gốc) và được xem như hóa đơn bị hủy/xóa bỏ. 
    • Trường hợp hóa đơn thay thế vẫn bị sai sót thì không được phát hành hóa đơn điều chỉnh mà phải phát hành hóa đơn thay thế mới cho nó.
    • Trường hợp áp dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì không được phép thay thế cho hóa đơn điều chỉnh.
    • Theo qui định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì đơn vị không phải gửi thông tin hóa đơn bị thay thế lên cơ quan thuế thông qua mẫu Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót (mẫu 04/SS-HĐĐT). Tuy nhiên, nếu có yêu cầu từ cơ quan thuế quản lý trực tiếp thì doanh nghiệp vào thực hiện tại chức năng Cập nhật hóa đơn/ Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền/ Thông báo sai sót hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền (xem hướng dẫn chi tiết Tại đây)..
  • Tiện ích phát hành hóa đơn điện tử thay thế ngay trên chứng từ:
    • Vào chức năng Cập nhật hóa đơn\ Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền\ Lập hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền.
    • Đứng tại dòng hóa đơn thay thế cần phát hành, nhấn biểu tượng Phát hành trên thanh công cụ và chọn Phát hành, điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn.

    • Xuất hiện màn hình xác nhận mật khẩu: xác nhận lại mật khẩu đăng nhập chương trình và chọn Mã phân loại (Ký hiệu hoá đơn) muốn phát hành.

    • Nhấn Nhận và chương trình sẽ thực hiện phát hành, ký số như chức năng Phát hành hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền (hướng dẫn phần trên).

4. Hủy hóa đơn đã phát hành.

  • Vào chức năng Cập nhật hóa đơn\ Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền\ Phát hành hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền.

    • Chọn Loại = 9 để huỷ hoá đơn điện tử đã phát hành.
    • Lọc ngày hoá đơn cần huỷ.
    • Chọn đơn vị có hóa đơn cần huỷ.
    • Nhấn Nhận. 
  • Màn hình kết quả lọc: 

    • Huỷ hoá đơn điện tử: chọn chứng từ cần huỷ, nhấn vào biểu tượng Huỷ hoá đơn trên thanh công cụ, hệ thống sẽ yêu cầu xác nhận lại bằng mật khẩu đăng nhập chương trình và cập nhật thông tin biên bản hủy.
  • Hoá đơn điện tử sau khi huỷ sẽ được thông báo đến người mua thông qua thư điện tử và được cập nhật lại trên chứng từ gốc Tình trạng = 9 – Huỷ.
  • Bản thể hiện của hoá đơn điện tử bị huỷ khi người mua tra cứu: 

  • Lưu ý:
    • Trường hợp huỷ hoá đơn cũ và thay thế bằng một hoá đơn mới thì không được thực hiện theo hướng dẫn này, người dùng cần thực hiện lập hóa đơn thay thế và phát hành với Loại = 3 – Thay thế.
    • Mọi thủ tục liên quan đến huỷ hoá đơn phải được hoàn thành trước khi thực hiện huỷ hoá đơn. Hoá đơn bị huỷ sẽ không thể khôi phục trên hệ thống.
    • Biên bản hủy hóa đơn người dùng có thể lập bên ngoài hoặc thực hiện trên chương trình (xem hướng dẫn chi tiết Tại đây).
    • Trường hợp áp dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì không được phép xóa bỏ/hủy hóa đơn điều chỉnh.
    • Sau khi xóa bỏ/hủy hóa đơn xong, theo qui định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì đơn vị phải gửi thông tin hóa đơn bị xóa bỏ/hủy lên cơ quan thuế thông qua mẫu Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót (mẫu 04/SS-HĐĐT). Thực hiện tại chức năng Cập nhật hóa đơn/ Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền/ Thông báo sai sót hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền (xem hướng dẫn chi tiết Tại đây).
    • Ngoài việc thực hiện thông báo sai sót (TBSS) tại chức năng trên, chương trình còn cho phép tự động gửi TBSS ngay sau khi thực hiện hủy hóa đơn (liên hệ nhân viên tư vấn Fast e-Invoice để được hỗ trợ khai báo sử dụng tiện ích này).
    • Lưu ý:
      • Khi sử dụng tiện ích trên, nếu các hóa đơn hủy có lý do hủy riêng thì phải thực hiện hủy lần lượt từng hóa đơn. Trường hợp, chọn nhiều hóa đơn thực hiện hủy cùng lúc thì xem như có cùng lý do hủy.
      • TBSS sau khi tạo tự động sẽ được chuyển vào chức năng Cập nhật hóa đơn/ Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền/ Thông báo sai sót hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền lưu trữ (người dùng có thể vào xem trạng thái phản hồi từ cơ quan thuế tại chức năng này).
  • Tiện ích hủy hóa đơn điện tử ngay trên chứng từ:
    • Vào chức năng Cập nhật hóa đơn\ Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền\ Lập hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền.
    • Đứng tại dòng hóa đơn cần hủy, nhấn biểu tượng Phát hành trên thanh công cụ và chọn Hủy hóa đơn.

    • Xuất hiện màn hình xác nhận mật khẩu: xác nhận lại mật khẩu đăng nhập chương trình và cập nhật thông tin biên bản hủy.

    • Nhấn Nhận và chương trình sẽ thực hiện hủy như chức năng Phát hành hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền (hướng dẫn phần trên).

Lưu ý

Cập nhật vào 26 Tháng Ba, 2024

Bài viết này hữu ích chứ?

Bài viết liên quan

Tổng đài tư vấn
Bạn vẫn còn thắc mắc chưa được giải đáp? Hãy liên hệ với chúng tôi
LIÊN HỆ
0 Shares
Copy link
Powered by Social Snap