1. Lập phiếu xuất điều chỉnh

• Vào chức năng Cập nhật hóa đơn\ Lập phiếu xuất.
• Nhấn biểu tượng Tìm trên thanh công cụ để tìm phiếu xuất cần điều chỉnh.
• Tại màn hình kết quả, đặt con trỏ vào dòng phiếu xuất cần điều chỉnh, nhấn biểu tượng Xử lý chọn Điều chỉnh phiếu xuất.
• Sau khi chọn loại điều chỉnh, chương trình tự động hiển thị theo dữ liệu của phiếu xuất gốc, người dùng cần chỉnh sửa lại theo thông tin điều chỉnh.

• Phần Thông tin chung:

• • Ngày phiếu xuất: nhập vào ngày phiếu xuất điều chỉnh theo qui định.
  • Trạng thái: chọn 1. Chờ xác thực.

• Thẻ Chi tiết:

• • Chỉnh sửa lại dữ liệu theo thông tin điều chỉnh.
  • Được phép bổ sung hoặc xóa các dòng thông tin không có yêu cầu điều chỉnh.

• Thẻ Chứng từ gốc:

• • Số tham chiếu/Mẫu số/Ký hiệu: thông tin phiếu xuất bị điều chỉnh (hệ thống tự động hiển thị, không được phép sửa).
  • Số biên bản/Ngày biên bản/Lý do: nhập vào theo thông tin trên biên bản điều chỉnh.
  • Lưu ý: biên bản điều chỉnh phiếu xuất người dùng có thể lập bên ngoài hoặc thực hiện trên chương trình (xem hướng dẫn chi tiết Tại đây).
• Thẻ Xác thực:

• • Xử lý: tùy chọn
  • 0 – Không xử lý: hệ thống sẽ không đưa giá trị nhập tại trường Ghi chú (bên dưới trường này) vào tệp phiếu xuất điện tử khi phát hành.
  • 1 – Thêm vào chi tiết hoá đơn: hệ thống sẽ đưa giá trị nhập tại trường Ghi chú vào tệp phiếu xuất điện tử và hiển thị ngay dưới dòng hàng hóa sau cùng khi lên bản thể hiện phiếu xuất điện tử, đồng thời bỏ dòng “Thông tin ghi chú” tự động do hệ thống sinh ra khi phát hành phiếu xuất điều chỉnh (phần lề dưới của bản thể hiện phiếu xuất điện tử) .
  • 2 – Thay thế dòng điều chỉnh: hệ thống sẽ đưa giá trị nhập tại trường Ghi chú vào tệp phiếu xuất điện tử và hiển thị thay thế cho dòng “Thông tin ghi chú” tự động do hệ thống sinh ra khi phát hành phiếu xuất điều chỉnh (phần lề dưới của bản thể hiện phiếu xuất điện tử).
  • Ghi chú: nhập vào ghi chú cho phiếu xuất điều chỉnh (nếu có). Lưu ý: thông tin ghi chú chỉ được đưa vào tệp phiếu xuất điện tử khi khai báo tại trường Xử lý = 1 hoặc 2. 
• Thẻ Khác: thông tin tương tự như lập phiếu xuất mới

• Lưu ý:

• • Được phép sửa, xóa chứng từ nếu chứng từ chưa phát hành (tức Trạng thái = 0. Lập phiếu xuất hoặc 1. Chờ xác thực).
  • Phiếu xuất yêu cầu phát hành phải có Trạng thái = 1. Chờ xác thực. 
  • Để xem trước bản thể hiện phiếu xuất điện tử, nhấn vào biểu tượng In trên thanh công cụ, chọn mẫu Phiếu xuất kho. Hệ thống sẽ yêu cầu chọn Ký hiệu phiếu xuất trước khi xem.

2. Phát hành phiếu xuất điều chỉnh

• Vào chức năng Cập nhật hóa đơn\ Phát hành phiếu xuất.
• Khai báo thông tin lọc chứng từ cần phát hành:

• • Chọn Loại = 2 – Điều chỉnh để phát hành phiếu xuất điều chỉnh.
  • Chọn khoảng thời gian lọc chứng từ cần phát hành.
  • Chọn Loại phiếu xuất, Mã đơn vị cần phát hành.
  • Chọn  Mã phân loại (ký hiệu phiếu xuất) cần phát hành. Trường hợp không chọn, hệ thống sẽ phát hành theo ký hiệu khai báo ngầm định tại chức năng Khai báo sử dụng hoá đơn.
  • Nhấn Nhận. 

• Màn hình kết quả lọc: chỉ lọc các chứng từ có Trạng thái = 1. Chờ xác thực.

• • Xem nội dung phiếu xuất trước khi phát hành: chọn chứng từ cần xem và nhấn vào biểu tượng In trên thanh công cụ. Khuyến nghị người dùng sử dụng tính năng này nhằm hạn chế sai sót dữ liệu trên phiếu xuất (nếu có).
  • Phát hành phiếu xuất điều chỉnh: chọn chứng từ cần phát hành, nhấn vào biểu tượng Phát hành… trên thanh công cụ.
  • Yêu cầu ký số: nếu Doanh nghiệp sử dụng loại chữ ký số là USB Token thì phải gắn USB vào máy tính để ký số. Trường hợp, sử dụng loại chữ ký số là HSM (Hardware Security Module) thì hệ thống sẽ tự động ký số và hoàn thành phát hành phiếu xuất điện tử.

• Xử lý chuyển phiếu xuất điện tử sau khi phát hành:

• • Theo nghị định 123 & thông tư 78:

Hình thức hóa đơn 1 – Không có mã: hệ thống chỉ tự động chuyển phiếu xuất điện tử cho người nhận hay người phát hành nếu trạng thái trả về của Cơ quan thuế sau khi phát hành là Đã chấp nhận (theo dõi trạng thái Cơ quan thuế tại Danh sách phiếu xuất).

Hình thức hóa đơn 2 – Có mã của CQT: xử lý tương tự hình thức hóa đơn 1 – Không có mã.

Hình thức hóa đơn 3 – Bảng tổng hợp: xử lý tương tự như Theo nghị định trước (32, 39, 51).

• Bản thể hiện của phiếu xuất điều chỉnh: 

• Lưu ý:

• • Dòng thông tin ghi chú (khung tô đỏ hình trên) là thông tin được hệ thống tự động sinh ra. Trường hợp muốn tự nhập, thay thế cho thông tin trên thì xem hướng dẫn ở thẻ Xác thực (phần trên). Trong trường hợp này, người dùng tự chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin ghi chú.
  • Phiếu xuất bị điều chỉnh sẽ được cập nhật lại Tình trạng = 3 – Bị điều chỉnh (ở thẻ Xác thực của chứng từ gốc).
  • Phiếu xuất sau khi bị điều chỉnh sẽ không được phép thực hiện nghiệp vụ huỷ/xóa bỏ hoặc thay thế phiếu xuất khác. Trường hợp phiếu xuất điều chỉnh vẫn có sai sót cần điều chỉnh thì tiếp tục phát hành phiếu xuất điều chỉnh mới điều chỉnh cho phiếu xuất gốc. 
  • Theo qui định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì đơn vị không phải gửi thông tin phiếu xuất bị điều chỉnh lên cơ quan thuế thông qua mẫu Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót (mẫu 04/SS-HĐĐT). Tuy nhiên, nếu có yêu cầu từ cơ quan thuế quản lý trực tiếp thì doanh nghiệp vào thực hiện tại chức năng Đăng ký hóa đơn/ Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót (xem hướng dẫn chi tiết Tại đây).
  • Ngoài việc thực hiện thông báo sai sót (TBSS) tại chức năng trên, chương trình còn cho phép tự động gửi TBSS ngay sau khi phát hành phiếu xuất điều chỉnh (liên hệ nhân viên tư vấn Fast e-Invoice để được hỗ trợ khai báo sử dụng tiện ích này).
  • Lưu ý:
    • TBSS sau khi tạo tự động sẽ được chuyển vào chức năng Đăng ký hóa đơn/ Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót lưu trữ (người dùng có thể vào xem trạng thái phản hồi từ cơ quan thuế tại chức năng này).

• Tiện ích phát hành phiếu xuất điện tử điều chỉnh ngay trên chứng từ:

• • Vào chức năng Cập nhật hóa đơn\ Lập phiếu xuất.
  • Đứng tại dòng chứng từ điều chỉnh cần phát hành, nhấn biểu tượng Phát hành trên thanh công cụ và chọn Phát hành, điều chỉnh hoặc thay thế phiếu xuất.

• • Xuất hiện màn hình chọn phân loại hóa đơn: chọn Mã phân loại (Ký hiệu hoá đơn) muốn phát hành.

• • Nhấn Nhận và chương trình sẽ thực hiện phát hành, ký số như chức năng Phát hành phiếu xuất (hướng dẫn phần trên).
  • Nếu phát hành thành công thì trường Tình trạng (ở thẻ Xác thực) sẽ có giá trị = 2 – Đã xác thực. Trường hợp gặp sự cố, phát hành không thành công thì tình trạng sẽ có giá trị = 1 – Chờ xác thực, khi đó người dùng cần nhấn vào biểu tượng Phát hành và chọn Cập nhật trạng thái chứng từ để hệ thống kiểm tra và cập nhật lại tình trạng = 0 – Chưa xác thực (để phát hành lại) hoặc = 2 – Đã xác thực (xem thêm chức năng Kiểm tra tình trạng phiếu xuất).