1. Lập phiếu xuất mới

• Vào chức năng Cập nhật hóa đơn\ Lập phiếu xuất.
• Chọn biểu tượng Mới trên thanh công cụ.

• Phần Thông tin chung:

• • Đơn vị: chọn đơn vị cần phát hành phiếu xuất điện tử.
  • Loại phiếu xuất: chọn loại phiếu xuất cần phát hành
  • 1 – Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
  • 2 – Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý.

• • Số lệnh/Hợp đồng/Ngày/Của/Về việc/Với/Mã số thuế: người dùng tự cập nhật thông tin để hiển thị trên phiếu xuất.
  • Số phiếu xuất/Mẫu số/Ký hiệu: hệ thống tự động cập nhật sau khi phát hành thành công.
  • Ngày phiếu xuất: nhập vào thời điểm lập phiếu xuất theo qui định.
  • Trạng thái: chọn 1. Chờ xác thực.

• Thẻ Chi tiết:

• • Mã hàng: chọn mã hàng hóa, được phép để trống. Xem thêm khai báo Danh mục hàng hóa, dịch vụ.
  • Tên mặt hàng/Đvt: hiển thị ngầm định theo Mã hàng. Trường hợp không nhập Mã hàng thì người dùng tự cập nhật.
  • Số lượng/Giá: người dùng tự nhập.
  • Loại: chọn loại hàng bán, bao gồm các loại sau:
  • 01. Hàng hóa, dịch vụ: dùng cho hàng hóa, dịch vụ xuất thông thường.
  • 08. Ghi chú: nhập vào ghi chú cho phiếu xuất tùy ý.
  • Lưu ý: loại 08 chỉ hiển thị nếu Doanh nghiệp áp dụng cấu trúc dữ liệu phiếu xuất điện tử (XML) theo chuẩn mới ban hành tại Quyết định số 635/QĐ-TCT. Liên hệ nhân viên tư vấn Fast e-Invoice để khai báo và sử dụng (nếu cần).
  • Tiền: ngầm định tính = Số lượng x Đơn giá, được phép sửa lại.
  • Không hiện số thứ tự: tích chọn nếu không muốn đánh số thứ tự ở cột Stt trên bản thể hiện của phiếu xuất điện tử. Lưu ý: chỉ được phép tích chọn đối với các dòng có Loại khác 01.

• Thẻ Chứng từ gốc:

• • Loại: thông tin loại do hệ thống qui định (bao gồm: chứng từ gốc, điều chỉnh phiếu xuất, thay thế phiếu xuất,…).
  • Số tham chiếu: số chứng từ tham chiếu từ tệp dữ liệu bảng tính (Excel) khi lấy dữ liệu vào chương trình.
  • Mẫu số/Ký hiệu/Ngày: thông tin phiếu xuất bị điều chỉnh, bị thay thế trong nghiệp vụ lập phiếu xuất điều chỉnh, thay thế (hệ thống tự ngầm định).
• Thẻ Xác thực:

• • Ngày phát hành: thông tin do hệ thống tự động cập nhật sau khi phát hành thành công.
  • Xử lý:
  • 0 – Không xử lý: hệ thống sẽ không đưa giá trị nhập tại trường Ghi chú (bên dưới trường này) vào tệp phiếu xuất điện tử khi phát hành.
  • 1 – Thêm vào chi tiết hoá đơn: hệ thống sẽ đưa giá trị nhập tại trường Ghi chú vào tệp phiếu xuất điện tử và hiển thị ngay dưới dòng hàng hóa sau cùng khi lên bản thể hiện phiếu xuất điện tử.
  • 2 – Thay thế dòng điều chỉnh: hệ thống sẽ đưa giá trị nhập tại trường Ghi chú vào tệp phiếu xuất điện tử và hiển thị thay thế cho dòng “Thông tin ghi chú” tự động do hệ thống sinh ra khi phát hành phiếu xuất điều chỉnh và phiếu xuất thay thế (phần lề dưới của bản thể hiện phiếu xuất điện tử).
  • Ghi chú: nhập vào ghi chú cho phiếu xuất điện tử (nếu có). Lưu ý: thông tin ghi chú chỉ được đưa vào tệp phiếu xuất điện tử khi khai báo tại trường Xử lý = 1 hoặc 2. 
  • Tình trạng: thông tin do hệ thống tự động cập nhật sau khi phát hành.
• Thẻ Khác:

• • Người vận chuyển\Hđ vận chuyển\Pt vận chuyển\Xuất tại kho\Nhập tại kho\Người nhận: nhập các thông tin hiển thị trên phiếu xuất.
  • Thư (Email): có thể khai báo địa chỉ thư điện tử của người nhận để nhận phiếu xuất sau khi phát hành, được phép khai báo nhiều thư điện tử cách nhau dấu phẩy.

• Lưu ý:

• • Được phép sửa, xóa chứng từ nếu chứng từ chưa phát hành (tức Trạng thái = 0. Lập phiếu xuất hoặc 1. Chờ xác thực).
  • Phiếu xuất yêu cầu phát hành phải có Trạng thái = 1. Chờ xác thực.
  • Để xem trước bản thể hiện phiếu xuất điện tử, nhấn vào biểu tượng In trên thanh công cụ, chọn mẫu Phiếu xuất kho. Hệ thống sẽ yêu cầu chọn Ký hiệu phiếu xuất trước khi xem.

2. Phát hành phiếu xuất điện tử

• Vào chức năng Cập nhật hóa đơn\ Phát hành phiếu xuất.
• Khai báo thông tin lọc chứng từ cần phát hành:

• • Chọn Loại = 1 – Phát hành để phát hành phiếu xuất điện tử mới.
  • Chọn khoảng thời gian lọc chứng từ cần phát hành.
  • Chọn Loại phiếu xuất, Mã đơn vị cần phát hành.
  • Chọn  Mã phân loại (Ký hiệu phiếu xuất) cần phát hành. Trường hợp không chọn, hệ thống sẽ phát hành theo ký hiệu hoá đơn khai báo ngầm định tại chức năng Khai báo sử dụng hoá đơn.
  • Nhấn Nhận. 

• Màn hình kết quả lọc: chỉ lọc các chứng từ có Trạng thái = 1. Chờ xác thực.

• • Xem nội dung phiếu xuất trước khi phát hành: chọn chứng từ cần xem và nhấn vào biểu tượng In trên thanh công cụ. Khuyến nghị người dùng sử dụng tính năng này nhằm hạn chế sai sót dữ liệu trên phiếu xuất (nếu có).
  • Phát hành phiếu xuất điện tử: chọn các chứng từ cần phát hành, nhấn vào biểu tượng Phát hành… trên thanh công cụ.
  • Yêu cầu ký số: nếu Doanh nghiệp sử dụng loại chữ ký số là USB Token thì phải gắn USB vào máy tính để ký số. Trường hợp, sử dụng loại chữ ký số là HSM (Hardware Security Module) thì hệ thống sẽ tự động ký số và hoàn thành phát hành phiếu xuất điện tử.

• Xử lý chuyển phiếu xuất điện tử sau khi phát hành:

• • Theo nghị định 123 & thông tư 78:

Hình thức hóa đơn 1 – Không có mã: hệ thống chỉ tự động chuyển phiếu xuất điện tử cho người nhận hay người phát hành nếu trạng thái trả về của Cơ quan thuế sau khi phát hành là Đã chấp nhận (theo dõi trạng thái Cơ quan thuế tại Danh sách phiếu xuất).

Hình thức hóa đơn 2 – Có mã của CQT: xử lý tương tự hình thức hóa đơn 1 – Không có mã.

Hình thức hóa đơn 3 – Bảng tổng hợp: xử lý tương tự như Theo nghị định trước (32, 39, 51).

• • Trường hợp chưa khai báo thư điện tử hoặc vì lý do nào đó người nhận không nhân được thư, người gửi có thể thực hiện gửi lại thư tại Báo cáo tình trạng phiếu xuất hoặc Danh sách phiếu xuất (xem hướng dẫn nút Gửi lại thông tin… trên thanh công cụ của báo cáo).
  • Trường hợp thư điện tử có thể gửi đi chậm hoặc không gửi được, trước khi thao tác gửi lại, người bán có thể kiểm tra tình trạng gửi thư tại chức năng Danh sách phiếu xuất chưa gửi thư. 
  • Ngoài hình thức gửi phiếu xuất thông qua thư điện tử thì người gửi có thể thoả thuận với người nhận gửi phiếu xuất thông qua các hình thức khác.

• Bản thể hiện của phiếu xuất điện tử: có thể xem tại các chức năng Lập phiếu xuất, Báo cáo tình trạng phiếu xuất, Danh sách phiếu xuất (tích vào nút In trên thanh công cụ).

• Lưu ý:

• • Trường hợp khi phát hành gặp thông báo sự cố và không phát hành được, người dùng cần kiểm tra thông tin tại trường Tình trạng trên chứng từ nhập liệu gốc (thẻ Xác thực), nếu có giá trị = 1 – Chờ xác thực thì vào chức năng Cập nhật phiếu xuất/ Báo cáo/ Kiểm tra trạng thái phiếu xuất, chọn chứng từ bị treo và nhấn vào biểu tượng Cập nhật trạng thái chứng từ trên thanh công cụ để hệ thống kiểm tra. Sau khi kiểm tra, chứng từ gốc sẽ chuyển sang Tình trạng = 2 – Đã xác thực (nếu đã phát hành thành công) hoặc chuyển về Tình trạng = 0 – Chưa xác thực (để có thể thực hiện phát hành lại).
  • Thông tin phiếu xuất điện tử sau khi phát hành (bao gồm tệp dữ liệu hóa đơn gốc XML và bản thể hiện dạng tệp PDF) sẽ được lưu trữ trên hệ thống Fast e-Invoice. Trường hợp người dùng muốn tải về lưu trữ riêng thì vào báo cáo Danh sách phiếu xuất để tải về. Xem thêm hướng dẫn Tra cứu hóa đơn.
  • Phiếu xuất sau khi phát hành thì không được phép sửa, xoá chứng từ gốc.