Cho phép phát hành phiếu xuất điện tử trực tiếp trên ứng dụng di động.
Các nghiệp vụ được phép thực hiện bao gồm: phát hành phiếu xuất mới, phiếu xuất điều chỉnh, phiếu xuất thay thế và nghiệp vụ huỷ phiếu xuất đã phát hành.
Hướng dẫn thực hiện
Vào chức năng Cập nhật\ Phát hành phiếu xuất.
Khai báo thông tin lọc chứng từ cần phát hành:
Chọn Loại xử lý: phát hành phiếu xuất mới, phát hành phiếu xuất điều chỉnh, phát hành phiếu xuất thay thế, huỷ phiếu xuất đã phát hành.
Chọn khoảng thời gian lọc chứng từ cần phát hành.
Chọn Loại phiếu xuất cần phát.
Chọn Mã đơn vị cần phát hành.
Chọn Mã phân loại (ký hiệu hoá đơn) cần phát hành.
Lưu ý:
Mã phân loại phải được tạo trước trên hệ thống Fast e-Invoice (Portal) ở chức năng Danh mục phân loại hóa đơn và chỉ định cho đơn vị nào sử dụng tại chức năng Khai báo sử dụng hóa đơn.
Trường hợp không chọn tại trường này, hệ thống sẽ phát hành theo mã phân loại khai báo tại chức năng Khai báo sử dụng hoá đơn có tích chọn vào ô Ngầm định (phát hành). Nếu chưa khai báo tại chức năng này thì khi phát hành hệ thống sẽ báo lỗi.
Nhấn Nhận ở cuối màn hình.
Màn hình kết quả lọc: chỉ lọc các chứng từ có Trạng thái = 1. Chờ xác thực
Xem nội dung phiếu xuất trước khi phát hành: chạm và giữ phiếu xuất cần xem, kéo từ phải sang trái và nhấn nút In
Phát hành phiếu xuất điện tử:
Loại xử lý Phát hành/ Điều chỉnh (phát hành phiếu xuất mới hoặc phiếu xuất điều chỉnh): chọn các chứng từ cần phát hành, nhấn vào biểu tượng Phát hành cuối màn hình
Loại xử lý Thay thế (phát hành phiếu xuất thay thế): chọn các chứng từ cần phát hành, nhấn vào biểu tượng Phát hành cuối màn hình, nhập Xác nhận mật khẩu để xác minh đúng người dùng. Xem thêm hướng dẫn Xác thực bằng vân tay nếu người dùng cần sử dụng tính năng này thay cho nhập mật khẩu.
Loại xử lý Hủy (phiếu xuất đã phát hành): chọn phiếu xuất cần hủy và nhấn Hủy chứng từ, nhập các thông tin xác nhận mật khẩu, số biên bản huỷ, ngày biên bản huỷ, lý do huỷ và nhấn Nhận.
Yêu cầu ký số: ứng dụng trên điện thoại chỉ hỗ trợ loại chữ ký số HSM (Hardware Security Module). Vì vậy, hệ thống sẽ tự động ký số và hoàn thành phát hành phiếu xuất điện tử.
Phiếu xuất điện tử sau khi được phát hành trên ứng dụng di động cũng sẽ được hệ thống tự động chuyển đến cho người nhận hoặc người phát hành.
Bản thể hiện của phiếu xuất điện tử (sau khi phát hành): có thể xem trên ứng dụng di động tại các chức năng Lập phiếu xuất, Danh sách phiếu xuất.
Lưu ý:
Trường hợp khi phát hành gặp thông báo sự cố, không phát hành được và không lọc lại được chứng từ để phát hành lại, người dùng cần kiểm tra thông tin tại trường Tình trạng trên chứng từ nhập liệu gốc (ở thẻ Xác thực). Nếu có giá trị = 1 – Chờ xác thực thì vào chức năng Kiểm tra tình trạng phiếu xuất trên hệ thống Fast e-Invoice (Portal), chọn chứng từ cần kiểm tra, nhấn Cập nhật trạng thái chứng từ. Sau khi kiểm tra, chứng từ gốc sẽ tự động chuyển sang Tình trạng = 2 – Đã xác thực (nếu đã phát hành thành công) hoặc chuyển về Tình trạng = 0 – Chưa xác thực (để có thể lọc và phát hành lại).
Thông tin phiếu xuất điện tử sau khi phát hành (bao gồm tệp dữ liệu phiếu xuất điện tử gốc XML và bản thể hiện dạng tệp PDF) sẽ được lưu trữ trên hệ thống Fast e-Invoice. Trường hợp người dùng muốn tải về lưu trữ riêng thì vào báo cáo Danh sách phiếu xuất (trên Portal hoặc trên ứng dụng di động) để tải về.
Phiếu xuất sau khi được phát hành thành công thì không được phép sửa, xoá chứng từ gốc.
Sau khi xóa bỏ/hủy phiếu xuất xong, theo qui định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì đơn vị phải gửi thông tin phiếu xuất bị xóa bỏ/hủy lên cơ quan thuế thông qua mẫu Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót (mẫu 04/SS-HĐĐT). Thực hiện tại chức năng Đăng ký hóa đơn/ Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót (xem hướng dẫn chi tiết Tại đây).
Ngoài việc thực hiện thông báo sai sót (TBSS) tại chức năng trên, chương trình còn cho phép tự động gửi TBSS ngay sau khi thực hiện hủy phiếu xuất (liên hệ nhân viên tư vấn Fast e-Invoice để được hỗ trợ khai báo sử dụng tiện ích này).
Lưu ý:
Khi sử dụng tiện ích trên, nếu các phiếu xuất hủy có lý do hủy riêng thì phải thực hiện hủy lần lượt từng phiếu xuất. Trường hợp, chọn nhiều phiếu xuất thực hiện hủy cùng lúc thì xem như có cùng lý do hủy.
TBSS sau khi tạo tự động sẽ được chuyển vào chức năng Đăng ký hóa đơn/ Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót lưu trữ (người dùng có thể vào xem trạng thái phản hồi từ cơ quan thuế tại chức năng này).
Tiện ích trên còn áp dụng tương tự cho trường hợp điều chỉnh, thay thế hóa đơn (nếu cơ quan thuế quản lý trực tiếp có yêu cầu gửi TBSS cho 2 nghiệp vụ này), người dùng cần cân nhắc trước khi sử dụng.
